調整にかかる時間が半分になる業務も！ちょっとしたことでも、フォームで解決

京都リサーチパークは、オフィス・レンタルラボの運営管理のほか、ホール・会議室など多彩なスペースを提供し、安心・安全なビジネス環境を提供しています。
「京都からの新ビジネス・新産業の創出に貢献する」ことを目指し、産学公の交流機会を創るイベントやセミナーも数多く開催しています。
今回はイベント・セミナーの申し込みフォームや事後アンケートなどで活用いただいている、京都リサーチパーク株式会社様にお話を伺いました。

京都リサーチパーク株式会社様
https://www.krp.co.jp/

■事業内容
京都リサーチパークの開発・運営

■主な利用用途
イベント・セミナーの申し込み、アンケート、お問い合わせ対応、業務調整

フォームメーラー導入の背景にあった課題を教えてください。

510社6,000人が活動する京都リサーチパークでは、年間約260件のイベントやセミナーの開催をしており、イベント参加者数も15000人を超えています。
フォームメーラーを導入する前は、特にフォーマルなイベントの招待状や返信ハガキの管理が大変でした。招待状の作成・発送、返信ハガキのデータ化、そして個人情報の管理は非常に手間がかかり、紙媒体での管理が難しいという問題がありました。

また、オフィスやラボ内の防災設備や空調機の点検作業において、点検作業会社、入居企業、そして私たちとの間で日程調整が必要でしたが、メールでそれぞれとやり取りする必要があり、これも手間がかかっていました。

フォームメーラーをどのように利用されていますか？

ちょっとしたことでも、「これフォームメーラーでフォームを作った方が便利だよね」と利用することが多いです。

主には

イベント・セミナー開催時の申込窓口
調査・アンケート
オフィスなどに関するお問い合わせ窓口
社内での業務申請
設備点検作業等における入居企業との調整

などなど、幅広く利用をさせていただいているのは、誰でも操作がしやすく、分かりやすいのが一番の理由だと思います。

イベント・セミナー開催時の運用の流れなどを教えてください

イベント・セミナーの申し込みフォームを作成し、メールやSNS、ホームページにフォームのURLを掲載し集客しています。
イベント・セミナー開催後は登録してもらったメールアドレス宛にアンケートを送信し、CSVダウンロードを利用して後日に別のイベントの案内メールを配信したりしています。

大きなイベントでいろんな会社と一緒に共催する際には、企画段階で色々な会社さんのご意見をフォームでアンケートを取り、それをもとにイベント企画を作っていくこともあります。　

また、イベント開催時に必要な備品の話もそうで、企業が希望する備品数の確認もフォームで行っています。「長机や椅子が何個いるのか」「パネルを何枚設置するのか」をフォームで確認を行っています。
イベントへの参加申し込み窓口やイベントの満足度アンケートだけではなく、関係各社との調整に使っていることも多いですね。

良く利用する機能やおすすめ機能を教えてください。

メモ機能
チームメンバー機能
自動返信メール
CSVファイルダウンロード

「メモ機能」は申し込みしてからメールで「やっぱりキャンセルで」とか「実は子連れで行きます」とか追加での連絡が来たときに、回答データのメモ欄に情報を入力して活用しています。

また、イベントによって、普段フォームを作成しない他部署の方がフォームを管理したいという時に「チームメンバー機能」を利用しています。
担当フォーム以外の回答閲覧を制限することで、間違っての回答データ削除などのヒューマンエラーを防ぐ工夫をしてますね。

アンケートの回答データを「CSVダウンロード」した後に、メール配信にも活用しているんですけど、そのファイルを活用してグラフとか作って報告書も作成しています。集計の手間がなく便利だと思っています。

あと、「自動返信メール」上部に「このたびはありがとうございました」といった、こちらで作った文章を記載し、その下に申し込みの内容を引用するようにいつもしてますね。
結構、自分がどんな内容を回答したのかを忘れたりする方も多いので、その問い合わせの手間も減るので自動返信メールには回答内容を引用するようにしてます。

フォームメーラー導入による感想や効果を教えてください。

劇的に作業効率アップにつながったと思います。

設備点検作業の日程調整では、点検作業会社がフォームを作成し、入居企業がそのフォームに作業可能日を入力することで、一瞬で日程を調整可能になりました。これにより、点検作業の日程調整にかかる時間が従来の半分ぐらいになりました。
以前はアナログで紙を配布、回答を集めてその上で手入力でデータ化もしていたのが、すべてフォームメーラー上で完結するようになり、スピードと正確性が上がりました。

最近では、視察の受け入れについての申し込みフォームを作成して、かなり手間を削減できています。
今までは広報用の公開しているメールアドレスに直接「視察してもいいですか？」と年間30件程メールが届いてる状況でした。
メールで希望の日程や視察の参加人数などを調整していたのですが、メールだとやり取りの数が多くなるんですよね。でもフォームなら最初の問い合わせの時点で必要な情報を入力してもらえるので、かなり手間は減りましたね。

今後、フォームメーラーをどのように活用していきたいですか？

申し込みや問い合わせフォームのほか、日程調整や事前ヒアリングなど、さまざまな視点で使うことができるので、今メールでやりとりしている物も実はフォーム化で効率化できるかもしれないですね。
日々追加される新機能をきちんと使いながら、フォームメーラーファンとして、これからもさまざまな用途で活用していきたいです。