【脱・紙管理】kintone(キントーン)で「申し込みフォーム」を作成！紙の書類を廃止して入力ゼロへ

「お客様から届く手書きの申込書、文字が読みづらくて入力ミスをしてしまった…」

「FAXや郵送で届く書類を見ながら、kintoneに手打ちする転記作業をなくしたい」

kintone（キントーン）で顧客データや契約情報を管理しようとしても、その入り口となる「申し込み」がいまだに紙やPDFで行われていると、担当者の負担は減りません。それどころか、転記ミスによるトラブルや、原本の紛失リスクといった新たな課題も生まれます。

この問題を解決するには、申し込みの入り口を「Webフォーム」に変え、お客様自身に入力してもらったデータを直接kintoneに流し込む仕組みが必要です。

本記事では、kintone標準機能だけでは難しい「社外からの申し込み受付」を、低コストかつセキュアに実現する方法を解説します。紙の書類を撤廃し、入力業務をゼロにする「完全ペーパーレス化」を目指しましょう。

その「申込書」、まだ紙でやり取りしていますか？

「申し込み」という業務は、企業にとって売上や契約につながる最も重要なプロセスです。しかし、多くの現場では以下のようなアナログなフローが残っています。

お客様がPDFの申込書をダウンロード・印刷する。
手書きで記入し、ハンコを押して、FAXまたは郵送する。
受け取った担当者が、内容を見ながらkintoneやExcelに手入力する。

これではお客様に手間をかけるだけでなく、受け取る側も「手書き文字の判読」や「入力作業」に時間を奪われてしまいます。申し込み業務こそ、kintoneとWebフォームを連携させてデジタル化すべき一番の領域です。

kintoneで「申し込み受付」を行う3つの壁

kintoneで顧客管理や契約管理を行っているなら、申し込みデータも最初からそこに入れたいと考えるのが自然です。しかし、標準機能だけでそれを実現しようとすると、3つの壁にぶつかります。

壁1：社外の人（申込者）はkintoneに入れない

kintoneは原則として社内用のツールです。お客様に入力してもらうためには、お客様の人数分だけkintoneのアカウント（ライセンス）を発行するか、「ゲストスペース」に招待する必要がありますが、不特定多数の申し込みを受け付ける場合にはコスト的にも管理的にも現実的ではありません。

壁2：「利用規約への同意」などの証跡をどう残すか

申し込みや契約には「利用規約に同意する」といった意思表示の記録が必須です。単なるアンケート機能では、こうした法的なエビデンス（証拠）を残すための機能が不足していることがあります。

ヒント： 申し込みに限らず、社外向けのアンケートや調査も同様の課題があります。アンケートに特化したkintone活用術は、こちらの記事も参考にしてください。
kintoneでアンケートを作成する方法と外部公開のコツ

壁3：入力間違いや必須項目の記入漏れ

紙の書類では、必須項目が空欄のまま送られてきたり、電話番号の桁数が足りないといった不備が頻発します。そのたびに電話で確認する「差し戻し」の手間が発生します。

解決策：フォームメーラー連携で「Web完結」させる

これらの壁を乗り越える解決策が、高機能フォーム作成ツール「Form Mailer（フォームメーラー）」とkintoneの連携です。

仕組みはシンプルです。「紙に書いてもらう」代わりに「スマホやPCで入力してもらう」。これだけで、お客様が入力した正確なデータが、瞬時にkintoneアプリに格納されます。

kintone × フォームメーラーで変わること

転記作業ゼロ：データが自動で入るため、担当者の入力作業は一切不要になります。
入力ミス防止：「必須項目」や「半角数字のみ」といった入力制限をかけることで、不備のある申し込みを未然に防げます。
ペーパーレス化：紙の保管場所も、ファイリングの手間もなくなります。

あわせて読みたい： フォームから届くデータを活用し、kintoneでの顧客対応スピードを上げたい方はこちら kintoneで効率的な顧客管理を行うためのWebフォーム活用術

フォームメーラーが「申し込み業務」に強い3つの理由

世の中には多くのフォーム作成ツールがありますが、申し込みや契約といった業務にフォームメーラーが選ばれるのには理由があります。

1. 「規約同意パーツ」を標準装備

申し込みフォームに欠かせない「利用規約」の表示と同意チェックボックスを簡単に設置できます。「規約を最後までスクロールしないとチェックできない」といった制御も可能で、トラブル防止に役立ちます。

2. 「条件分岐」で最適なプランへ誘導

例えば「個人会員」か「法人会員」かによって、次に入力してもらう項目を変えたい場合など、紙の申込書では複雑になりがちな分岐も、Webフォームなら自動で出し分けられます。お客様を迷わせず、離脱を防ぎます。

3. 「自動返信メール」で安心感を提供

申し込み完了と同時に、「受け付けました」という控えメールを自動送信できます。kintoneにデータが入るだけでなく、お客様への一次対応まで自動化できるため、対応漏れがなくなります。
もちろんメールの本文は自由にカスタマイズが可能です。

【図解】5分で連携完了！「申し込み受付システム」の構築ステップ

それでは実際に、フォームメーラーとkintoneを連携させ、申し込みデータが自動で登録される仕組みを作っていきましょう。

今回は例として「協力会社・パートナー登録（口座情報などの回収）」を作成します。

難しいプログラミングは一切不要です。以下の4ステップで進めます。

【kintone】受け皿となるアプリを作る
【kintone】連携用の「鍵（APIトークン）」を発行する
【フォームメーラー】入力フォームを作る
【フォームメーラー】連携設定と項目の紐づけを行う

Step1：【kintone】受け皿となるアプリを作る

まずは、申し込みデータが入る「箱」を作ります。

kintoneのポータル画面「アプリ」エリアにある「＋」をクリックし、「はじめから作成」を選びます。
左側のパーツ一覧から、以下のフィールドをドラッグ＆ドロップで配置します。

【配置するフィールドの例】

会社名（文字列 1行）
代表者名（文字列 1行）
電話番号（リンクまたは文字列1行）
メールアドレス（リンク）
銀行名（文字列 1行）
支店名（文字列 1行）
口座種別（ラジオボタン：普通／当座）
口座番号（文字列 1行）
インボイス登録番号（文字列 1行）

kintone（キントーン）でドラッグ＆ドロップで項目を並べてアプリを作ります — 必要な項目をドラッグ＆ドロップで並べるだけでOKです

画面右上の「アプリを公開」をクリックして保存します。
※この時、URLに含まれる数字（例：…/k/123/ の 123部分）が「アプリID」になります。後で使うのでメモしておきましょう。

Step2：【kintone】連携用の「鍵（APIトークン）」を発行する

外部ツール（フォームメーラー）がkintoneの中にデータを入れるための許可証を発行します。

作成したアプリの画面右上にある歯車アイコン（設定）をクリックします。
「設定」タブの中にある「カスタマイズ／サービス連携」列の「APIトークン」をクリックします。
「生成する」ボタンをクリックします。
以下の設定を行います。
- アクセス権：「レコード追加」に必ずチェックを入れてください。（これがないとデータが入りません）
- APIトークン： 表示された文字列を「コピー」して控えておきます。
左上の「保存」をクリックし、最後に必ず右上の「アプリを更新」をクリックします。
- ※「アプリを更新」を押さないと、発行したトークンが有効になりません。ご注意ください！

kintoneのAPIトークン画面へは、歯車アイコン横のメニューから遷移します — 設定→カスタマイズ／サービス連携→**APIトークン**

kintoneのAPIトークン画面でAPIトークン情報を取得します — 「レコード追加」にチェックを入れ、生成されたトークンをコピーします

Step3：【フォームメーラー】入力フォームを作る

次に、入力側（Webフォーム）を作成します。

フォームメーラーの管理画面にログインし、「一般フォームを作成」をクリックします。
フォームのタイトルを入力（例：新規お取引先登録フォーム）。
編集画面で、kintoneアプリで作った項目と同じ内容になるようにパーツを配置します。
- 「名前」「メールアドレス」「テキストボックス（一行）」などをドラッグ＆ドロップします。
【ポイント】 口座番号などは「入力制限」で「半角数字のみ」に設定しておくと、入力ミスを未然に防げます。

フォームメーラーの管理画面でフォームを作成していきます。 — 直感的な操作でフォームを作成。「入力制限」もクリック一つで設定可能です

Step4：【フォームメーラー】連携設定と項目の紐づけを行う

最後に、フォームとkintoneを接続します。ここが最も重要なパートです。

フォーム編集画面の「各種設定」タブ＞「kintone連携」をクリックします。
kintoneボタンをクリック
「kintoneアプリと連携」ボタンをクリックし、以下の情報を入力します。
- アプリID： kintoneのURLの「https://XXXXXXXXXXX.cybozu.com/k/v1/record.json?app=1&id=2」の「app=1」の「1」部分。
- APIトークン： Step2でコピーした文字列。
- サブドメイン： kintoneのURLの「https://XXXXXXXXXXX.cybozu.com/k/v1/record.json?app=1&id=2」の「XXXXXXXXXXX」の部分。
「保存」ボタンで保存し、「新しい認証」ボタンをクリック
「アプリ情報の取得」ボタンをクリックし、接続に成功すると「項目の紐付け設定」画面が表示されます。
「フォームの項目」と「kintoneのフィールド」を紐づけます。
- フォームの「貴社名」 ➡ kintoneの「会社名」
- フォームの「銀行名」 ➡ kintoneの「銀行名」
- フォームの「口座番号」 ➡ kintoneの「口座番号」
- ※一つひとつプルダウンで選んでいくだけです。
全て設定したら「保存」をクリックします。