フォームメーラーは外部向けのお問い合わせや申込みフォームとして多くのビジネスの窓口として利用されていますが、社内の業務依頼窓口としても利用されています。
経理部へ支払い依頼や総務部への名刺作成依頼など、「忙しい」「時間がない」と適当に営業部から依頼されて、面倒なやり取りが日々発生してないですか？
今回は、そんな無駄な業務を効率化するための社内向け申請フォームの作り方を紹介します。
社内向け業務申請フォーム作成の準備
■どんな業務申請をフォーム化するか考える
業務申請のフォーム化には、まずどの種類の業務を対象にするかを検討する必要があります。
現在紙ベースで運用している業務申請書をデジタル化することや、電話や口頭での依頼が多い業務についても、フォーム化を検討することが有益です。
紙や口頭での申請では、申請要件が十分に明確に伝えられない問題があります。このため、情報漏れや不備が生じやすく、後々申請の修正や対応漏れが起こる可能性が高まります。さらに、口頭での依頼は担当者が忘れることがあるため、業務のスムーズな遂行を妨げる要因となります。
フォームを通じて申請を行うことで、申請者は必要な情報を漏れなく記入することができ、データはシステム上で一元管理されるため、対応漏れや修正依頼の発生を減らすことができます。
■社内向け業務申請フォームを作成するのに必要な項目を考える
まずは、社内向け業務申請フォームに設置する質問項目を考えていきましょう。業務に必要な情報を洗い出し、なるべく不要な質問項目は設置しないようにしましょう。
また質問内容によって、回答は自由記述形式よりも選択形式で設置しましょう。申請者の手間も減らせますし誤入力も防げます。
■社内向け業務申請フォームの質問項目例
- お名前
- 社員番号
- 部署
- 書類や領収書などのファイル添付
- 説明項目
- 金額や数量
- 購入日や利用日などの日付
社内向け業務申請フォームの作成
▼社内向け業務申請フォームのサンプル
https://pro.form-mailer.jp/fms/849ed7ec310008
では、フォームメーラーで社内向け業務申請フォームを作成していきましょう。
まずは、「新規フォーム作成」ボタンをクリックし、「一般フォームを作成」を選択します。フォームが作成できたら、「フォーム編集」をクリックします。
絶対回答してほしい項目には必須設定
お名前や社員番号、申請に必要な書類など社内向け業務申請に絶対必要な項目は必須設定にしましょう。
設置した項目をクリックすると、項目ごとの設定を編集できます。
絶対回答してほしい項目は「入力必須にする」に設定してください。
申請者の誤入力や管理者の誤解を減らすためにも選択式の項目を設置
申請に必要な情報を取得する際には、できるだけ選択式の項目を設置するのがオススメです。
部署名や休暇申請の休暇区分など、あらかじめ選択肢を用意できる質問は選択式の項目を設置してください。
選択式にすることで申請者の負担を軽減し、自由記述形式のような表現の違いや誤解を減らせます。
■選択式ならこの項目
・単一選択
選択肢の中からひとつだけ回答してもらいたい時に
・複数選択
複数選択可能にしたい時は複数選択
・セレクトリスト
たくさんの選択肢を用意したい場合に
金額や数量、社員番号を入力してもらう場合には文字種制限
金額や数量を入力してもらいたい場合には「一行テキスト」の「文字種制限」を設定しましょう。
「文字種制限」の「半角数字」を設定することで数字だけしか入力できなくなり、誤入力を防げます。
また、「末尾」に金額なら円や数量なら個などを設定すると申請者もより入力しやすくなります。
他にも「半角英数字」での制限も可能なので、アルファベットと数字を組み合わせた社員番号でも利用可能です。
購入日や利用日などには日付項目が最適
申請に必要な購入日や利用日などを入力してもらいたい場合には、「日付」の項目が便利です。
この項目を利用すれば、申請者はカレンダー形式で分かりやすく日付を入力できます。
選択できる「日付範囲」も詳細に設定できるので、例えば「フォーム訪問日1日後からフォームの訪問日30日後まで」と指定できます。
また、「選択不可にする曜日」も設定できるので、定休日の土日を選択できないようにもできます。
注釈で回答方法を分かりやすく
項目に注釈を表示すると、難しい質問にも回答しやすくなります。
例えば、チェックボックスを使った項目を設置した場合に「複数選択可」と注釈を入れたり、回答例を表示すると申請者も質問に答えやすくなります。
また、注釈は文字色や大きさも変更可能なので、見逃して欲しくない文章を目立つように変更できます。
設置した項目をクリック、「注釈」にテキストを入力してください。
申請に必要な書類や領収書はファイルアップロードを活用
申請に書類や領収書が必要な場合などには、「ファイルアップロード」を設置してください。
また、ファイルアップロードはファイルの種類を問わずに受付可能ですが、ファイルの形式を指定することもできます。
指定したファイル形式のみしか受付ないように制限もかけられます。指定すれば、受け付けたファイルが閲覧できないというトラブルも防げます。
社内向け業務申請フォームのオススメ設定
フォームへの登録を見逃さないようにするメール通知設定
フォームに申請があった時にメールで通知するように設定します。
「各種設定」をクリックし、「投稿通知メール設定」を選択します。
「管理者宛て投稿通知メール」の「送信先メールアドレス」に通知メールを送信したいアドレスを入力します。
件名も分かりやすいものに設定することで、迅速な申請対応を可能にします。
特定のIPアドレス以外からの申請を禁止可能
フォームメーラーでは、許可されたIPアドレスからのみ申請を許可する機能もあります。
例えば、自社オフィスからの申請のみ許可し、それ以外の場所からの申請を禁止することもできます。
「各種設定」をクリックし、「投稿制限設定」を選択。
「IPアドレスによる投稿制限」の「以下のIPアドレス以外からの投稿を禁止（ホワイトリスト）」を設定してください。
フォームを公開する
各種設定が完了したら、フォームを公開します。
「各種設定」をクリックし、「公開設定」を選択します。
「PC」「スマートフォン」を「公開する」に設定してください。
社内向けの申請フォームは社員、関係者のみに共有することになるので、「メールフォームを検索エンジンで非表示にする」も設定しましょう。
社内向けの業務申請管理も楽々
ステータスで申請の対応状況を管理！メモ機能でチームの共有も楽に
フォームメーラーでは、回答一覧画面で申請に対する対応状況をひと目で確認できます。
申請対応が未着手なのか、進行中なのか、申請者ごとに対応状況を把握でき、対応漏れも防止できます。
詳しい対応状況などもメモ機能を利用すれば、それぞれの申請データに書き残すことができます。
対応履歴や注意点などを共有することで、チームでの申請対応・管理もスムーズにします。
社内向け業務申請フォームを作ろう
社内向け業務申請フォームは、手間なく申請対応を行うのにとても役立ちます。
必須設定で申請要件を漏れなく収集できますし、「文字種制限」「注釈」などの設定で誤入力も減らせます。
社内向けのフォームということで、社外の方からの申請を防止する「IPアドレスによる投稿制限」「メールフォームを検索エンジンで非表示にする」設定もオススメです。
ぜひ一度、記事を参考にしながら社内向け業務申請フォームを作成してみてください。
フォームメーラーMagazineではフォーム作成に役立つ情報を随時紹介しています。
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