チャット窓口とフォームの窓口を別々に管理していて、「対応が漏れる」「どこに何が来ているか把握しづらい」と感じたことはありませんか。
フォームメーラーとチャネルトークの組み合わせなら、エンジニアの力を借りずに、それぞれの管理画面の設定だけで連携できます。
この記事では、フォームメーラーの「管理者宛てメール」を使ってチャネルトークと連携する手順を、画面キャプチャを交えて解説します。すでにチャネルトークを使ってお問い合わせ対応をしている方も、これから問い合わせのチャット窓口を増やしたいと考えている人もぜひ参考にしてください。
フォームメーラーとチャネルトークを連携するメリット
まず、チャネルトークとはどんなツールで、連携するとどう便利になるのかを整理しておきましょう。
チャネルトークとは
チャネルトークは、EC・SaaS事業者を中心に導入が広がっているチャット接客・カスタマーサポートツールです。サイトに埋め込んだチャットウィジェットを通じて、訪問者とリアルタイムにやり取りしたり、問い合わせを一つの管理画面でまとめて管理したりできます。
連携の仕組み
フォームメーラーとチャネルトークの連携は、難しいAPI連携ではありません。フォームメーラーの「管理者宛てメール」の通知先を、チャネルトークが発行する連携用メールアドレスに変更するだけで、フォームに届いた回答がチャネルトークに自動的に取り込まれ、管理画面に表示されます。
連携するメリット
- 問い合わせ対応窓口をチャネルトークに一元化できる：チャットで届く問い合わせも、フォームから届く問い合わせも、同じ画面で管理できます
- チャット感覚でスピーディーに返信できる：フォームの回答に対して、チャネルトークの管理画面からそのまま返信できます
- エンジニア不要で設定できる：それぞれの管理画面の設定変更だけで完結します
チャットとフォーム、どちらか一方だけを使うのではなく、両方のチャネルを併用できるのがこの連携の魅力です。普段チャットを中心に使っているお客さまにも、フォームという新しい窓口を無理なく提供できます。
連携前に確認しておきたい前提条件
手順に入る前に、以下の3点を確認しておきましょう。
- チャネルトークのアカウントを作成済みであること
- フォームメーラーでフォームを作成済みあること
- フォームに「メールアドレス」項目を必須で設置する必要があること（理由は手順2で解説します）
準備ができたら、さっそく設定していきましょう。
【手順1】チャネルトークでメール連携用アドレスを発行する
最初に、チャネルトーク側でメール連携用のアドレスを確認します。
- チャネルトーク管理画面の左下にある「設定（歯車アイコン）」をクリックします
- メニューから「外部サービス連携」→「メール」を選択します
- 「送信設定」タブ内の「チャネルの基本送信メール」欄に表示されているメールアドレス（例：team〇〇〇〇@mail.channel.io）をコピーします
このアドレスが、フォームメーラーからの通知を受け取るための連携用アドレスになります。
【手順2】フォームに「メールアドレス」と「名前」項目を必須で設置する
次に、フォームメーラー側の準備です。フォームに「メールアドレス」項目を追加し、必須項目として設定します。
- フォームメーラーの管理画面でフォームを編集します
- 「メールアドレス」項目を追加します
- その項目を必須項目として設定します
- できれば、同様に名前項目も設置し、必須にしておきましょう
この設定を忘れると、チャネルトーク側から回答者に返信できなくなってしまいます。詳しい項目の設定方法は、「メールアドレス項目」の設定ガイドでも詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。
【手順3】管理者宛てメールの通知先とreply-toを設定する
いよいよ連携の核となる設定です。ここでは「通知先」と「返信先（reply-to）」という2つの設定項目を、それぞれ正しい役割で設定することがポイントです。
- フォームメーラーの管理画面で「管理者宛てメール」の設定画面を開きます
- 通知先メールアドレスに、手順1でコピーしたチャネルトークの連携用アドレスを設定します
- 「返信先メールアドレス（Reply-To）」に、手順2でフォームに設置した「メールアドレス」項目を設定します
- また、「名前」も必須で設定している場合は「返信先メールアドレス（Reply-To）の差出人名」に「名前」を設定しておきましょう。
この2つを正しく設定することで、次のような流れが実現します。
フォームに回答が送信される → 通知先（チャネルトークの連携用アドレス）に届き、チャネルトークのチャット画面に取り込まれる → チャネルトークの管理画面から返信すると、reply-toに設定した回答者のメールアドレス宛てに直接届く
「通知先」はチャネルトークが受け取るための宛先、「reply-to」は回答者に返信が届くための宛先、と役割を分けて覚えておくと迷いません。
設定後の確認方法とよくあるつまずきポイント
設定が終わったら、実際に動作するかテストしておきましょう。
- フォームからテスト回答を送信し、チャネルトークのチャット一覧に届くか確認する
- チャネルトーク側から返信し、回答者役のメールボックスに届くか確認する
上手くいくと、管理画面の「メール」というメニューにフォームから送信された内容が表示されます。
うまく届かない場合は、以下のポイントを見直してみてください。
- 「メールアドレス」項目を必須に設定できているか
- 「返信先（reply-to）」と「通知先」を取り違えて設定していないか
- チャネルトークからのメールが迷惑メールフォルダに振り分けられていないか
まとめ：フォームメーラー×チャネルトークで問い合わせ対応を一元化する
- チャネルトーク連携は、「通知先の変更」だけでなく「メールアドレス項目の必須化」と「reply-to設定」の3点セットが必要です
- 設定はすべて管理画面上で完結し、エンジニアの手を借りずに対応できます
- 問い合わせ対応をチャネルトークに集約することで、対応スピードと顧客満足度の向上につながります
フォームとチャットを併用して、お問い合わせ対応をもっとスムーズにしてみませんか。
