「kintoneにデータを入力する担当者を増やしたいが、ライセンスの費用がかさんでしまう」「顧客や取引先に直接データ入力をしてほしいが、kintoneのアカウントを渡すわけにもいかない」——kintoneを使っていると、こんな悩みにぶつかることがあります。
kintoneはデータ管理や業務改善に優れたツールですが、原則としてデータを入力・操作するにはユーザーライセンスが必要です。社内メンバー全員ならともかく、顧客・取引先・アルバイトスタッフなど社外や非正規の人員も含めてライセンスを用意するのは、コスト面でも管理面でも現実的ではないケースが少なくありません。
本記事では、kintoneのライセンスを持たない相手からでもkintoneにデータを届けられる方法として、フォームメーラーのkintone連携機能をご紹介します。仕組みから具体的な活用シーン、他の連携方法との比較まで、まとめて解説します。
kintoneにデータを入力するには、ライセンスが必要？
kintone（キントーン） はサイボウズが提供する業務改善プラットフォームです。アプリを作成してデータを蓄積・管理できる点が強みですが、kintoneのアプリにレコードを追加・編集するには、原則としてkintoneのユーザーライセンスが必要です。
ライセンスは1ユーザーあたり月額で費用が発生します（スタンダードコースで1ユーザー月額1,800円〜）。社内の業務担当者が使う分には問題ありませんが、次のようなケースでは「全員分のライセンスを用意するのは難しい」という状況になりがちです。
- 顧客・取引先に入力させたい：お客様にkintoneアカウントを発行して管理するのは、セキュリティ面でも手間面でも現実的ではない
- アルバイト・パートスタッフに入力させたい：日報を入力するだけのために1人ずつライセンスを購入するとコストがかさむ
- 大人数への一時的な入力依頼：イベントの参加申し込みやアンケートなど、不特定多数から情報を集めたい
このような場合に有効な解決策が、外部フォームとkintone連携機能を組み合わせる方法です。
フォームメーラーのkintone連携機能を使えば、ライセンスなしで入力できる
フォームメーラーには、フォームへの回答データをkintoneのアプリにリアルタイムで自動登録できるkintone連携機能が備わっています。
仕組みはシンプルです。
入力者（ライセンスなし） → フォームからデータを送信 → kintoneアプリ（自動登録）
入力者が操作するのは、フォームメーラーで作成したフォームだけです。kintoneの画面やアカウントは一切必要ありません。フォームに送信された内容は、kintone連携機能を通じて自動的にkintoneのアプリへ記録されます。
フォームメーラーのフォームはURLを共有するだけで誰でもアクセスできるため、kintoneのライセンスを持たない相手でも、スマートフォンやパソコンから手軽にデータを送信できます。
管理する側から見ると、データはすべてkintoneに自動で集まります。これまで通りkintoneで管理・集計・ワークフローを回しながら、「入力窓口」だけをフォームメーラーに任せるイメージです。
こんなシーンで使える：ライセンスなし入力の活用例
kintone連携機能を使ったフォームメーラーの外部入力窓口は、さまざまなシーンで活用できます。
顧客・取引先からの申し込みをkintoneで管理する
自社のWebサイトやランディングページにフォームメーラーのフォームを設置します。顧客がフォームから申し込みや資料請求をすると、その内容がkintoneのアプリに自動登録されます。
問い合わせ対応や案件管理をkintone上で一元化できるため、「メールや申し込み票を転記する手間」が不要になります。顧客側はkintoneのアカウントを持つ必要はなく、普通のWebフォームに入力するだけです。
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kintone（キントーン）顧客管理の作り方決定版！アプリ構築から「入力自動化」まで徹底解説
アルバイト・パートスタッフの日報・勤怠入力をkintoneに集める
スタッフにフォームメーラーのフォームURLを共有します。スマートフォンからでも入力できるため、現場での日報提出や勤怠記録もスムーズです。送信内容はそのままkintoneのアプリに記録されていくため、集計や確認も管理者側でまとめて行えます。
日報を入力するだけの用途のために人数分のkintoneライセンスを購入する必要がなくなり、ライセンスコストの削減につながります。
関連記事：
kintone（キントーン）で日報管理を効率化！スマホから簡単入力＆自動集計を実現する方法
イベント・セミナーの申し込みをkintoneで管理する
参加申し込みフォームをフォームメーラーで作成し、申し込み内容をkintoneのアプリで一元管理します。申し込みが入るたびにkintoneにリアルタイムで記録されるため、参加者リストの更新や定員管理がスムーズです。
さらに、フォームメーラーの自動返信メール機能を使えば、申し込み完了と同時に「受付確認メール」を参加者へ自動送信できます。参加者への連絡対応をkintoneとフォームメーラーで完結させられます。
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【図解】kintone（キントーン）アンケートの作り方完全ガイド！社内・社外の使い分けから「自動集計」まで
kintoneへの外部フォーム連携：方法の比較とフォームメーラーを選ぶ理由
kintoneに外部からデータを連携する方法は、大きく2つのタイプに分けられます。
連携方法の2タイプ
| 専用プラグイン型 | 外部連携フォームツール型（フォームメーラー） | |
|---|---|---|
| 向いているケース | kintoneとの複雑な連携に特化 | フォームをkintone以外にも活用したい |
| フォームの活用範囲 | kintone内の業務に限定されやすい | Webサイト埋め込み・LP設置・外部公開が可能 |
| 追加コスト | 専用ツールの費用が別途発生することが多い | フォームメーラーの月額のみ |
| 自動返信メール | 別途設定が必要なケースが多い | 標準機能として送信者に自動返信できる |
| 既存フォームの活用 | 新規作成が基本 | 既存のフォームメーラーフォームをそのまま連携可能 |
フォームメーラーが特に向いているケース
フォームメーラーのkintone連携機能は、次のような状況に特に適しています。
- フォームをkintone以外でも使いたい：自社サイト・LPへの埋め込みや、kintoneを使わない部署場面でのフォーム活用も同時に行いたい
- コストを抑えて外部からの入力窓口を作りたい：ライセンスを増やさずに入力できる人数を広げたい
- すでにフォームメーラーを利用している：既存のフォームをそのままkintoneに連携でき、新たにフォームを作り直す手間がかからない
- 自動返信メールもまとめて設定したい：入力者へのサンクスメールや受付確認をフォームメーラー側で一括管理したい
フォームメーラーでkintoneの活用範囲を広げよう
フォームメーラーは、国内60万アカウントに利用されているフォーム作成ツールです。プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でフォームを作成でき、情報システム部門でなくても運用できます。
kintone連携機能は管理画面から設定でき、難しい技術的な知識は不要です。まずは14日間の無料トライアルで、フォーム作成からkintoneへのデータ連携まで実際の操作感をお試しください。kintone連携機能もトライアル期間中にお試しいただけます。
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