自社の情報を社内・社外へ発信する「広報」。
社内・社外の多くの人間と関わって仕事を行うことが多い職種です。
他部署の取りまとめや他社との連携など、煩雑で時間のかかる業務をかかえている広報部の方も多いのではないでしょうか。
今回はフォームメーラーを利用して、広報の業務を少しでも楽にする方法を紹介します。
広報ってどんな業務？
広報には社外向けの広報と社内向けの広報があります。
社外向けには「プレスリリース」「イベントの企画・実施」「取材」「オウンドメディア・SNSからの情報発信」などがあり、メディアや自社商品のユーザーへ情報を伝える業務があります。
社内向けには「社内報」「社内イベント」などがあり、社内コミュニケーションを円滑にするための取組みがあります。
社外向けには会社の顔になったりと責任のある仕事もこなしつつ、縁の下から社員を支えるために何が必要なのか常に考え得る必要があります。
他部署や社外の人とのやり取りや調整が多いので、自然と業務量も多くなるのではないでしょうか。
フォームで業務を効率化。広報業務を楽に
業務量が多くて、なかなか一日のスケジュールを予定どおりに進めることができないと、困っている広報部の方も多いと思います。無料から導入できるフォームメーラーを利用すれば、広報の業務を少しでも楽にできるかもしれません。
例えば、フォームを作成すれば今までエクセルで行っていたアンケートの集計業務を削減できますし、電話で受け付けていた取材対応の時間も大幅に削減できます。
では、具体的にフォームメーラーで業務を楽にできる事例を紹介します。
社外向けイベントの申し込み・アンケート
新発売する商品やサービスの発表や会社の周年記念など、イベントを実施する時の申し込み窓口にフォームは最適です。
電話や用紙などと違い、申し込みに必要な情報を的確に手間なく収集できるので、記入漏れや聞き忘れなどで発生する無駄なやり取りも回避できます。
また、フォームメーラーは自動返信メールも設定できるので、申し込みに対して都度返信メールを作成する必要はありません。集まった参加者の情報はCSVファイルでのダウンロードが可能なので、当日受付の参加者リストや、イベント後のメール配信リストにも役立てることができます。
また、イベント後のアンケートフォームも作成することで、イベントの良かった点・悪かった点を振り返ることで次回イベントをより良くしてください。
社内からの依頼はフォームで
プレスリリースの配信、コーポレートサイトの更新など他部署から依頼される業務はメールではなくフォームで受け付けましょう。
メールだと冒頭に挨拶を書いたり、必要な情報や素材がメールに記入・添付されてない場合もあり、無駄なやり取りが発生する場合も。
定期的に依頼が来る業務は専用窓口フォームを作成すると対応がとても楽になります。
例えば、プレスリリースに必要な情報を質問項目に設置し、必須設定にするだけで情報の記入漏れを防げますし、ファイルアップロード項目を使うことで、画像などの素材もスムーズに提供してもらいましょう。
取材する時にフォームを活用
オウンドメディアやSNSのコンテンツとして、自社商品のユーザーや関係者に取材する時は事前にフォームで聞きたいことを質問すると便利です。
メールやエクセルに質問を書いて回答してもらう形式とは違い、回答の記入漏れがある場合はアラート表示で回答者にお知らせするので未記入での回答を防ぐことができます。
また、最低文字数や最大文字数の設定も出来るので、最低何文字以上は記入してほしい時などにオススメです。
質問項目に「注釈」「入力補助文言（placeholder）」も設定できるので、例文などを記載しておくと回答者が何を入力すれば良いのかも分かりやすくなります。
取材・プレス関係についてのお問い合わせフォームを作成
社外からの取材やプレス関係の問い合わせが多い場合は、コーポレートサイトに専用のフォームを設置することも検討してください。専用の問い合わせフォームに媒体名や取材希望時期、撮影の有無など質問項目を設置することで取材・プレス関係の問い合わせ対応をスムーズにします。
問い合わせはメールやChatwork・Slack・Microsoft Teamsに通知可能なので、大事な問い合わせも見逃すことなくチェックすることも可能です。
社内アンケートで社員のエンゲージメントを上げる
社員の声を聞きたい時には社内向けにアンケートフォームを作成するのがオススメです。
例えば、社内イベント実施後にイベント満足度を調査し、改善点を見つけるのに役立てたりしてください。
あと、社内の雰囲気を改善した時にもアンケートフォームで社員の声をぜひ聞いてみてください。
匿名で意見を集めることで、普段聞くことができない貴重な意見も拾えるかもしれません。
集めたアンケート結果は回答一覧画面でグラフ表示可能なので、エクセルで集計する必要はありません。
他部署でアンケート結果を共有する時はチームメンバー機能を活用すると便利です。
社内アンケートフォームの回答結果のみ閲覧可能にする設定もできるので、他の業務で利用しているフォームを閲覧されたくない時に利用してください。
広報業務をフォームメーラーで楽に
フォームメーラーを利用すれば、社外・社内からの依頼対応や調査を効率化できます。
日々の業務のちょっとしたメール対応や集計業務もフォームを作成すれば削減でき、楽になるかもしれません。
誰でも簡単にフォームを作成できるので、今回紹介した業務以外にもいろいろと試しにフォームを作成してみてください。きっとあなたの無駄な時間を減らすことができます。
フォームメーラーMagazineではフォーム作成に役立つ情報を随時紹介しています。
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