求人媒体に情報を掲載することは、多くの求職者に自分の会社を知ってもらうことができる反面、コストがかかるデメリットもあります。
自社のサイトにも採用専用のフォームを用意することで、コストをかけずに採用活動を行える可能性も。
今回は求職者・採用担当者のどちらもストレスなく、採用活動ができるフォームの作り方を紹介します。

採用エントリーフォーム作成前の準備

■対象を明確にする

採用エントリーフォームを作成する際には、まずは対象を明確にしましょう。
「新卒」「中途」ではフォームに設置する質問事項も変わってきます。
また、「職種」によっても必要な質問項目も変わってくる場合があります。
作成するのが少し手間でもフォームを別々に作成し、最適なフォームを用意する方が求職者もストレスなく応募できますし、採用担当者もメール対応を減らすことができます。

■採用エントリーフォームの質問項目例

  1. お名前
  2. メールアドレス
  3. お電話番号
  4. 生年月日
  5. 住所
  6. 履歴書や職務経歴書のアップロード
  7. 志望理由、自己PR

採用エントリーフォームの作成

では、フォームメーラーで採用エントリーフォームを作成していきましょう。
まずは、「新規フォーム作成」ボタンをクリックし、「一般フォームを作成」を選択します。フォームが作成できたら、「フォーム編集」をクリックします。

テキスト・表組みでエントリー後の対応を掲載

まず、フォームの冒頭などにエントリー後どれくらいの期間で誰から返事が来るかを表示するようにしましょう。
採用の流れが分からないと、求職者も不安になります。無駄な問い合わせ対応を減らすためにも「テキスト・表組み」項目を設置し、エントリー後の流れを掲載してください。

絶対回答してほしい項目には必須設定

お名前やメールアドレス、年齢など採用活動に絶対必要な項目は必須設定にしましょう。
設置した項目をクリックすると、項目ごとの設定を編集できます。
絶対回答してほしい項目は「入力必須にする」に設定してください。

必須設定

各項目に入力例を表示する

各項目に入力例を表示すると、エントリーを検討しているユーザーも項目に何を入力すれば良いのか分かりやすくなります。

設置した項目をクリック、「入力補助文言(placeholder)」の項目に入力例を設定してください。

入力例を表示

注釈で回答方法を分かりやすく

項目に注釈を表示すると、難しい質問にも回答しやすくなります。
例えば、チェックボックスを使った項目を設置した場合に「複数選択可」と注釈を入れたり、回答例を表示すると求職者も質問に答えやすくなります。

設置した項目をクリック、「注釈」にテキストを入力してください。

設置した項目をクリック、「注釈」にテキストを入力

相手の連絡先としてメールアドレスの項目を入れる

連絡先としては電話番号もありますが、楽で迅速な対応を実現したいのであればメールアドレスの項目は必須です。後ほど説明する自動返信メールなどを設定するためにもメールアドレスの項目を設定してください。

メールアドレスの項目をクリック。「入力必須にする」に設定。
「自動返信メールの宛先に入力されたアドレスを設定する」を設定。

履歴書や職務経歴書にはファイルアップロード

履歴書や職務経歴書の提出を設定したい場合には、ファイルアップロードを設置してください。

ファイルアップロードはファイルの種類問わずに受付可能ですが、ファイルの形式を指定することをオススメします。ファイルのレイアウト崩れや閲覧できないトラブルを防ぐのに役立ちます。

志望理由や自己PRには文字数制限を活用

志望理由で自由記述を設置したい場合には「複数行テキスト」を設置しましょう。
設置する場合には「文字数制限」を活用すると採用担当者の負担を軽減できます。
熱い志望理由を書いてもらうのは嬉しい反面、文字量が多いとチェックする側も大変です。最大入力できる文字数を設定しましょう。また、最低文字数も設定できるので、入力された内容だけでは情報が足りず判断に困るといったことも防ぐことができます。

信頼を高める個人情報の取扱い表示設定

採用エントリーフォームの住所や電話番号を取得する場合、信頼を高める個人情報の取扱い表示設定がおすすめです。
「名前」「メールアドレス」「住所」「電話番号」などの個人情報は、採用活動するために必要です。
しかし、個人情報を入力することに不安を感じる求職者もいます。個人情報がどのように取り扱われるのか求職者に伝えることで、納得してエントリーしてもらうことはとても大切です。

「規約同意」項目を設定してください。

「規約文」に個人情報の取扱いについて記入してください。

採用エントリーフォームおすすめ設定

自動返信メールで作成・送信の手間を省く(文例付)

自動返信メールは、求職者に安心感を与え、フォーム管理者の一通目の返信業務を自動化できるというメリットがあります。

「各種設定」をクリックし、「各種メール設定」を選択します。
「投稿者宛て自動返信メール」の「送信する」をチェックしてください。

次に「回答内容の記載」の「記載する」を選択します。
自動返信メールにエントリー内容を記載することで、求職者もどんな情報を入力したのか再確認でき受付対応をスムーズにします。
そして「件名」「本文」を入力します。

自動返信メールの例文

件名
【株式会社○○○○】ご応募いただきありがとうございます

本文
※このメッセージは、〇〇〇〇より自動的に送信されています。

◯◯様
この度は弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

応募内容をもとに、書類選考をさせて頂きます。
誠に恐れ入りますが、〇日以内にご連絡いたしますので、しばらくお待ちください。
尚、何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。

引き続き、よろしくお願い致します。

フォームへの問い合わせを見逃さないようにするメール通知設定

フォームにエントリーがあった時にメールで通知するように設定します。
「各種設定」をクリックし、「各種メール設定」を選択します。
「管理者宛て投稿通知メール」の「送信先メールアドレス」に通知メールを送信したいアドレスを入力します。

件名も分かりやすいものに設定することで、迅速な問い合わせ対応を可能にします。

さらに問い合わせを見逃さない!便利なチャットツールへの通知

フォームにエントリーがあれば、チャットツールにも通知可能です。フォームメーラーでは、Chatwork、Slack、Teamsへの通知設定をご用意。採用対応で心配な見逃しを防止します。

「各種設定」をクリックし、「通知設定」を選択します。
Chatwork、Slack、Teamsの中から利用するチャットツールを選択してください。

フォームを公開する

各種設定が完了したら、フォームを公開します。
「各種設定」をクリックし、「公開設定」を選択します。
「PC」「スマートフォン」を「公開する」に設定してください。

求職者の情報管理も楽々

求職者の情報はレポート画面で確認できます。
名前や年齢、住所などの必要な情報を一覧で確認できるので管理も楽々です。
また、メモ機能を使えば、求職者の対応状況をメモをして他の担当者に情報を共有することができるので、ぜひ活用ください。

採用エントリーフォームを作ろう

採用エントリーフォームは、対象に合わせたフォームを作成することをオススメします。
求職者のフォームでの途中離脱を減らすことができ、採用担当者と求職者とのメールでのやり取りも減らす効果が期待できます。
「新卒」「中途」「職種」で分けて作成するのは少し手間ですが一度作成すれば、例えば毎年新卒採用の時に使い回すこともできます。
一度記事を参考にしながら採用エントリーフォームを作成してみてください。

フォームメーラーMagazineではフォーム作成に役立つ情報を随時紹介しています。
初心者向けのフォームメーラー機能紹介や少し高度なノウハウ記事など、成約率UPや成果が出るフォームへのヒントが掲載されているかも!?
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