【入門】Microsoft Formsの使い方をやさしく解説

オンラインでアンケートを取ったり、フィードバックを集めたりする際に、簡単に使えるツールがあると便利ですよね。Microsoft Forms は、そんなニーズに応える無料から使えるオンラインツールです。
Microsoft Forms を使えば、誰でも簡単にフォームを作成し、回答を集めることができます。

この記事では、Microsoft Forms を初めて使う方向けに、基本的な使い方をわかりやすく解説します。
フォームの作成から回答の収集、そして結果の確認方法までをサポートしますので、最後まで読んでいただければすぐに自分のフォームを作成し、活用できるようになります！

Microsoft Forms とは？

Microsoft Forms は、アンケート、クイズ、投票などをオンラインで簡単に作成できるツールです。Microsoft 365 に含まれているため、すでに Microsoft アカウントをお持ちの方は、すぐに利用を開始できます。
フォームの作成はもちろん、収集したデータをグラフで可視化する機能も備えているため、業務や学習に幅広く活用できるのが特長です。

■主な機能

シンプルで直感的なフォーム作成
専門的な知識がなくても、数クリックでフォームを作成できます。
リアルタイムで回答を確認
収集した回答は即時に確認でき、結果を視覚化して分析可能です。
多様な質問形式
チェックボックスやラジオボタン、テキスト入力など、質問に合わせて複数の形式を選択できます。

フォーム作成の手順

ここからは、実際に Microsoft Forms でフォームを作成する手順を詳しく解説していきます。

■Microsoft Forms にアクセス
まずは、Microsoft Forms のウェブサイトにアクセスします。
Microsoft アカウントでログインすると、すぐにフォーム作成を開始できます。
もしアカウントを持っていない場合は、無料で作成できるのでご安心ください。

▼Microsoft Forms
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/online-surveys-polls-quizzes

▼Microsoft アカウントの作成
https://signup.live.com

■新しいフォームの作成
ログイン後、ダッシュボード画面が表示されます。
「新しいフォーム」をクリックして、フォームの作成を開始します。

フォームの名前を入力し、必要に応じて説明文も追加しましょう。名前や説明は、回答者にフォームの目的や内容を伝えるための重要な情報です。

■質問の追加
次に、フォームに質問を追加していきます。画面の「+」アイコンをクリックすると、質問の形式を選択できるメニューが表示されます。Microsoft Forms では、以下のような質問形式が利用可能です。

選択肢
複数の選択肢から1つまたは複数を選んでもらう形式。
テキスト
回答者が自由にテキストで答える形式。
評価
スターや数値を使った評価形式。
日付
日付を入力するための形式。
ランキング
選択肢をドラッグ＆ドロップで並び替えて、選択肢に順位付けしてもらう形式。
リッカート
意見の強弱を数値化します。例えば、「この製品に満足していますか？」という質問に対して、5段階で回答することで、調査者は回答者の満足度を測定できます。
ファイルアップロード
ファイル収集が可能。外部の人からファイルを収集するには設定が必要（サインインが必要）
Net Promoter Score
企業のブランドや商品・サービスに対する顧客の愛着や信頼の程度をスコア化する指標です。Yes／Noの程度を10段階で選択する形式でNPSを作成できます。
セクション
ページを複数に仕分けられます。

それぞれの質問形式に応じて、質問文や回答オプションを設定します。
また、必須質問にするかどうかも選択できるため、必要に応じて設定しましょう。

■フォームのカスタマイズ
フォームのデザインや構成を調整することで、回答者にとってよりわかりやすいフォームに仕上げることができます。Microsoft Forms では、テーマカラーや背景画像を選択する機能があり、簡単にフォームの見た目を変更できます。

■プレビューで確認
作成が完了したら、「プレビュー」ボタンをクリックして、フォームがどのように表示されるかを確認しましょう。PC 画面だけでなく、スマートフォン画面のプレビューも確認できるので、どんなデバイスからでも使いやすいフォームを作ることができます。

■フォームの共有と回答の集め方

フォームの作成が終わったら、次は回答を集めるための共有方法です。
画面上部にある「回答を収集」をクリックしてください。
Microsoft Forms では、リンクの共有、QR コードの作成、メールでの送信など、さまざまな方法でフォームを共有できます。例えば、ウェブサイトに埋め込むための HTML コードも自動生成されるため、ブログや社内ポータルサイトに直接フォームを掲載することも可能です。

回答結果の確認と分析

フォームを共有した後は、回答がリアルタイムで集まります。
Microsoft Forms では、回答結果を一目で確認できるダッシュボードが用意されており、集計データをグラフや表で簡単に確認できます。

画面右上の「応答」をクリックすると、集計された回答結果を確認できます。

■結果の確認
各質問に対する集計結果や、個別の回答が確認できます。
特に選択肢形式の質問では、自動的にグラフで結果が視覚化されるため、回答の傾向を直感的に把握できるのが特徴です。

■データのエクスポート
さらに、Microsoft Forms では、収集したデータを Excel 形式でエクスポートすることができます。
「Excelで結果を開く」をクリックすると、回答データがExcelファイルとして確認できます。

Excel を使えば、詳細な分析やカスタマイズしたグラフの作成が可能です。
特に、アンケート結果をプレゼン資料や報告書にまとめたい場合、このエクスポート機能は非常に役立ちます。

応用テクニック

Microsoft Forms を使い慣れてきたら、さらに便利な機能を活用してみましょう。

■分岐の設定
例えば、特定の質問に対する回答によって、次に表示される質問を変えることができる「条件分岐」を設定できます。
これにより、フォームの内容を回答者に応じてカスタマイズし、よりパーソナライズされた質問の流れを提供することができます。

分岐設定したい質問を選択し、「…」をクリック。
「分岐を追加する」を選択してください。

■自動返信メールの設定
Microsoft Forms と連携した Power Automate を使用することで、フォーム送信後に自動返信メールを送る仕組みを簡単に設定できます。

▼PowerAutomate
https://make.powerautomate.com

より簡単にカスタマイズ性の高いフォームを作成する

Microsoft Formsは、簡単にフォームを作成できる便利なツールですが、カスタマイズ性の低さがデメリットとなることがあります。
たとえば、外部の回答者にファイルを添付してもらう際に、Microsoft アカウントへのサインインが必要になる点や、自動返信メールを設定するためには、Power Automateなどの外部ツールを使用しなければならない点など制約があるのです。

一方で、フォーム作成ツール「フォームメーラー」では、回答者がサインインすることなくファイルを添付でき、自動返信メールも簡単に設定できます。複雑な設定をする必要がないため、手軽に利用できるのが大きな魅力です。さらに、ChatworkやSlackなどの外部サービスとの連携が可能で、離脱防止や再訪問時に入力内容を復元する機能など、回答率を向上させるための多くの機能が搭載されています。

どちらも無料から利用を開始できる点は共通していますが、フォームメーラーはより多機能で柔軟なフォーム作成が可能です。フォーム作成のニーズに応じて、ぜひ一度フォームメーラーを試してみてください。