ひとつのフォームで問い合わせ内容に合わせて、要件を不備なく収集したい！そんな要望にもフォームメーラーはお応えできます！
「条件項目設定」を上手く利用すれば、問い合わせ内容に合わせて取得する情報を変えられます。
フォーム訪問者の負担を減らし、フォーム管理者は有益な情報だけを入手できる問い合わせフォームの作り方を紹介します。
回答内容に合わせて分岐する、問い合わせフォーム作成の準備
まずは、どんな目的で質問を分岐させるのか考えましょう。
例えば、ユーザーの選択によって、質問を出し分ける場合は下記の目的が想定できます。
・離脱率を減らしたい
・正確な情報を収集したい
・問い合わせ時間を短縮したい
離脱率を減らしたい場合には、ユーザーに必要な質問だけを表示するようにできますし、正確な情報を収集した場合には、選択によって詳細な質問を表示することもできます。
目的を決めれば、設置質問項目も考えやすいでしょう。
目的を決めたら、次に質問のフローチャートを作成するとフォーム作成はスムーズになるのでオススメです。
複雑な分岐を問い合わせフォームに設置する場合は、設定が複雑になる可能性があるので先に質問の分岐を決めてからフォーム作成を始めましょう。
回答内容に合わせて分岐する、問い合わせフォームの作成
▼回答内容に合わせて分岐する、問い合わせフォームのサンプル
https://pro.form-mailer.jp/lp/0699cb91280833
では、実際にフォームメーラーで回答内容に合わせて分岐する、問い合わせフォームを作成していきましょう。
まずは、「新規フォーム作成」ボタンをクリックし、「一般フォームを作成」を選択します。フォームが作成できたら、「フォーム編集」をクリックします。
絶対回答してほしい項目には必須設定
お名前やメールアドレスなど、問い合わせ対応に絶対必要な項目は必須設定にしましょう。
設置した項目をクリックすると、項目ごとの設定を編集できます。
絶対回答してほしい項目は「入力必須にする」に設定してください。
お問い合わせの種類（選択式）項目を設置
問い合わせフォームの最初にまず、問い合わせの種類を質問する項目を設置します。
選択式で選べるようにすることで、フォーム訪問者がどんなことで問い合わせしているのかすぐ分かるようにします。
■「お問い合わせの種類」にはこの項目を設置
・単一選択
選択肢の中からひとつだけ回答してもらいたい時に
・セレクトリスト
たくさんの選択肢を用意したい場合に
お問い合わせの種類の選択によって表示する項目を設置
次に「お問い合わせの種類」の選択によって表示する項目を設置します。
「一行テキスト」「複数行テキスト」「単一選択」「複数選択」「セレクトリスト」「テキスト・画像・動画」などいろいろな項目を選択によって出し分けることができます。
項目設置後「項目の表示条件を設定する」を選択
項目が表示する条件を設定してください。
「単一選択」「複数選択」「セレクトリスト」を設置した場合には、さらに選択によって項目を出し分けることができるので、複雑な質問分岐も可能です。
注釈で回答方法を分かりやすく
項目に注釈を表示すると、難しい質問にも回答しやすくなります。
例えば、チェックボックスを使った項目を設置した場合に「複数選択可」と注釈を入れたり、回答例を表示するとフォーム訪問者も質問に答えやすくなります。
また、注釈は文字色や大きさも変更可能なので、見逃して欲しくない文章を目立つように変更できます。
設置した項目をクリック、「注釈」にテキストを入力してください。
各項目に入力例を表示する
各項目に入力例を表示すると、フォーム訪問者も項目に何を入力すれば良いのか分かりやすくなります。質問の意図とは違った、間違った回答で余計な問い合わせ対応を増やすことを防ぎます。
設置した項目をクリック、「入力補助文言（placeholder）」の項目に入力例を設定してください。
相手の連絡先としてメールアドレスの項目を入れる
連絡先としては電話番号もありますが、楽で迅速な対応を実現したいのであればメールアドレスの項目は必須です。後ほど説明する自動返信メールなどを設定するためにもメールアドレスの項目を設定してください。
メールアドレスの項目をクリック。「入力必須にする」に設定。
回答内容に合わせて分岐する、問い合わせフォームにオススメ各種設定
必要な項目をフォームに設置できたら、次は各種設定です。
フォームへの問い合わせを見逃さないようにするメール通知設定
フォームに問い合わせがあった時にメールで通知するように設定します。
「各種設定」をクリックし、「投稿通知メール設定」を選択します。
「管理者宛て投稿通知メール」の「送信先メールアドレス」に通知メールを送信したいアドレスを入力します。
件名も分かりやすいものに設定することで、迅速な問い合わせ対応を可能にします。また「投稿者の回答を引用」を利用することで、問い合わせの種類で選択した項目を件名に反映することができるのでオススメです。
さらに問い合わせを見逃さない！便利なチャットツールへの通知
フォームに問い合わせがあれば、チャットツールにも通知可能です。フォームメーラーでは、Chatwork、Slack、Teamsへの通知設定をご用意。問い合わせ対応で心配な「見逃し」を防止します。
「各種設定」をクリックし、「通知設定」を選択します。
Chatwork、Slack、Teamsの中から利用するチャットツールを選択してください。
自動返信メールで作成・送信の手間を省く（文例付）
自動返信メールは、フォームに問い合わせしたお客様に安心感を与え、フォーム管理者の一通目の返信業務を自動化できるというメリットがあります。
「各種設定」をクリックし、「自動返信メール設定」を選択します。
「投稿者宛て自動返信メール」の「送信する」をチェックし、フォームに設置されたメールアドレスの項目から送信先を選択してください。
次に「回答内容の記載」の「記載する」を選択します。
自動返信メールに問い合わせ内容を記載することで、お客様もどんな問い合わせをしたのか再確認でき問い合わせ対応をスムーズにします。
そして「件名」「本文」を入力します。
■自動返信メールの例文
件名
【株式会社〇〇〇】お問い合わせありがとうございます
本文
※このメッセージは、自動的に送信されています。
◯◯様
このたびは、株式会社〇〇〇にお問い合わせいただきまして、誠にありがとうございます。
以下の内容でお問い合わせを受け付けいたしました。
弊社にて内容を確認のうえ、順次回答させていただきます。
今しばらくお待ち頂ければ幸いです。
フォームを公開する
各種設定が完了したら、フォームを公開します。
「各種設定」をクリックし、「公開設定」を選択します。
「PC」「スマートフォン」を「公開する」に設定してください。
問い合わせ対応の管理も楽々
ステータスで申請の対応状況を管理！メモ機能でチームの共有も楽に
フォームメーラーでは、回答一覧画面で問い合わせに対する対応状況をひと目で確認できます。
問い合わせ対応が未着手なのか、進行中なのか、問い合わせ情報ごとに対応状況を把握でき、対応漏れも防止できます。
詳しい対応状況などもメモ機能を利用すれば、それぞれの問い合せデータに書き残すことができます。
対応履歴や注意点などを共有することで、チームでの問い合わせ対応・管理もスムーズにします。
さあ、問い合わせフォームを作ろう
今回紹介したフォームのように、問い合わせの内容に合わせて項目を出し分けることにより、フォーム訪問者の回答への負担を減らすことができます。
フォームの見た目でも不要な項目を非表示にできる分、スッキリ見やすくなるので離脱率の低下も期待できます。
複雑な分岐を設置する時には、フローチャートで質問項目を考えるとフォーム作成はスムーズになるので、一度記事を参考にしながら問い合わせフォームを作成してみてください。
フォームメーラーMagazineではフォーム作成に役立つ情報を随時紹介しています。
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