Googleフォームは、オンラインでアンケートや申し込みフォームを簡単に作成・配布できる便利なツールです。しかし、特定の目的でフォームを作成する際に、画像やPDFなどのファイルを添付してもらいたい場合があります。
この記事では、Googleフォームでファイルを添付してもらう手順を初心者でもわかりやすく解説します。
Googleフォームでファイルを添付してもらう手順
①Googleフォームを新規作成
まずGoogleアカウントにログインし、Googleフォームを作成していきます。
Googleのアカウントを持っていない場合には、まずはアカウントを作成してください。
【入門】Googleフォームの使い方をやさしく完全サポート
https://blog.form-mailer.jp/useful/google_form_howto/
Googleフォーム
https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about
②テンプレートの選択
Googleフォームでフォーム作成を始めると、まずはテンプレートを選択する画面が表示されます。
自分自身のつくりたいフォームに合わせてテンプレートを選択してください。
今回は「空白のフォーム」を選択します。
③Googleフォームに項目を設置する
テンプレートを選択したら、まずはフォームのタイトルと説明文を入力します。
次に、ファイルを添付してもらうための質問項目を追加します。
質問の種類を「ファイルのアップロード」に設定することで、回答者がファイルを添付できるようになります。
④ファイルをGoogleドライブにアップロードするように設定
「ファイルのアップロード」を選択すると、Google ドライブへのファイルアップロードの許可についての質問を表示されます。「次へ進む」をクリックしてください。
また、ファイルのアップロードを使用するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があることに注意してください。ファイルは自動的にGoogleドライブに保存されます。
⑤ファイル形式やファイルサイズを設定
次に、許可するファイル形式を設定します。
例えば、画像（JPEG、PNG）、PDF、スプレッドシートなど、必要に応じて設定します。
これにより、フォーム管理者が想定していないファイルの受け付けを制限できます。
また、1ファイルあたりの最大サイズも設定できます。
⑥受け付けるファイルの合計サイズも決める
「設定」でフォーム全体で受け付けるファイルの合計サイズも設定できます。
例えば、フォーム全体で最大100MBのファイルを受け付けるように設定することで、Googleドライブの容量を管理しやすくなります。
⑦Googleフォームの送信テストを実施
設定が完了したら、必ず送信テストを実施しましょう。
画面上部の「プレビュー」をクリック。
自分自身でフォームに回答し、ファイルを添付して送信してみます。これにより、実際にファイルが正しくアップロードされるか確認できます。
⑧Googleフォームに添付されたファイルを確認
「回答」をクリックし、回答者が添付したファイルを確認できます。
ファイルはGoogleドライブに保存されます。
Googleフォームでファイルを添付してもらう場合の注意点
Googleフォームでファイルを添付してもらう際には、いくつかの注意点があります。
特に重要なのは、回答者がGoogleアカウントにログインする必要があることです。
回答者にとってはGoogleアカウントを作成する手間がかかる場合があるので、運用方法には工夫が必要になってきます。
多くのビジネスで利用されているフォームのように、回答者がGoogleアカウントを持っていなくてもファイルを送信できるようにしたい場合には、Googleフォーム以外のフォーム作成サービスの利用も検討してみてください。
こんな時にファイルのアップロードを活用しよう
■写真コンテスト
写真コンテストの応募フォームとして使用する場合、参加者が撮影した写真を簡単に添付して送信できます。これにより、コンテストの運営がスムーズに進みます。
■求人応募フォーム
求人応募フォームとして使用する場合、応募者が履歴書や職務経歴書を添付して送信できます。
これにより、採用担当者は応募書類を一元管理でき、効率的に選考を進めることができます。
■社内の申請フォーム
領収書や請求書など社内での申請で書類が必要な場合などに、Googleフォームにファイルを添付してもらいましょう。
■イベント参加申込
イベントに出展・参加する企業や団体から、ロゴ画像や写真のアップロードを求めることで、パンフレットや公式サイト掲載用のデータを効率的に収集できます。
■レシートキャンペーン
購入証明としてレシート画像の提出を求めるキャンペーンに活用できます。ユーザーはスマートフォンで撮影したレシートをそのままアップロードできるため、応募の手間が少なく、参加率の向上にもつながります。
簡単にファイル添付してもらい時におすすめなフォーム作成ツール
Googleフォーム以外にも、簡単にファイルを添付してもらうためのフォーム作成ツールがあります。特におすすめなのは「フォームメーラー」です。
フォームメーラーでは、回答者がGoogleアカウントにログインする必要がありません。
これにより、より多くの人に利用してもらいやすくなります。
無料から導入できるので、個人から大企業、教育機関、官公庁など幅広いユーザーに
利用されています。
①下記にアクセスし、「無料ではじめる」をクリック
フォームメーラー
https://www.form-mailer.jp
②「14日間無料お試し」をクリック。メールアドレスを登録してください
③新規登録後、管理画面にログインしてください
ログイン後、管理画面で「新規フォーム作成」をクリックし、「一般フォームを作成」を選択。
④フォーム編集画面で「ファイルアップロード」項目を追加します
アップロードを許可するファイル形式やサイズを設定できます。
⑤送信テストを実施し、添付されたファイルを確認
フォームメーラーでも送信テストを行いましょう。
「回答一覧」で添付されたファイルを確認できます。
まとめ
Googleフォームを利用すれば、簡単にフォームでファイルを受け付けることができます。
ただし、回答者はGoogleアカウントのログインが必須なので、ビジネスで利用する場合は注意が必要です。
より簡単にファイルを添付してもらいたい場合には、「フォームメーラー」のようなツールもおすすめです。フォーム訪問から送信完了までを分かりやすくサポートすることで、離脱や申し込み数が気になる方にとって非常に有用です。
ぜひ、自分に合ったツールを活用して、効率的にファイルを収集しましょう。
フォームメーラー
https://www.form-mailer.jp
