業務で社外の人とファイルを共有する時に、メールにファイルを直接添付して送信していませんか？実はメール添付での共有はファイルの流出や破損などのリスクがあります。
それを防ぐために、ファイルを共有する際は「ファイル共有サービス」を利用することがおすすめです。
今回の記事ではファイル共有サービスについて簡単に説明して、おすすめのサービスを紹介していきます。ぜひご確認ください！
ファイル共有サービスとは？
「オンラインストレージ」、「クラウドストレージ」と呼ばれることもあります。ファイルをアップロードして、複数のユーザーがオンライン上でファイルを編集や共有ができるサービスです。アプリやソフトのインストールは必要ないので、ネットがつながる環境であればパソコンやスマートフォンから利用できます。複数人でのプロジェクト作業やリモートワーク、大容量のファイルを転送するときによく使われています。
また、ファイル共有サービス上に保存されたファイルを共有する方法は、ファイルにアクセスできるリンクを共有したい相手に送るだけで、とても簡単です。
ファイル共有サービスを利用するメリット
ですが、「ファイル共有サービスを利用するのがおすすめ」と言われても、具体的に何がおすすめなのかわからないですね。ここでファイル共有サービスを利用するメリットを少し紹介します。主なメリットは以下の3点になります。
セキュリティが高い
ファイルにアクセスするために通信の暗号化、パスワード設定やIPアドレス制限など、特定の相手のみアクセスできるようなセキュリティ対策が行われているので、第三者からの不正アクセスやハッキングの被害を防ぐことができますし、機密情報を安全に共有することができます。
ファイルの共有が簡単
複数人でファイルを編集して作業する場合、チャットやメールで送りあうより、ファイル共有サービスを利用すると作業が楽になります。編集した箇所がリアルタイムで反映されるので、作業の効率も上がります。
複数のデバイスでアクセス可能
PCやスマートフォンの複数のデバイスでファイルにアクセスできるので、手元にPCがないせいでわざわざ出社する必要がなく、自宅や外出先からでも仕事を行うことができます。
おすすめのサービス
では、次はおすすめのファイル共有サービスを紹介していきます。
基本的に無料で利用できますが、それぞれの特徴があるので、どのサービスがご自身のニーズに合うのかをチェックしましょう！
Google Drive
・無料プランあり
・無料で保存できる容量：15GBまで（GmailとGoogleフォトとの共通容量）
Googleアカウントをお持ちであれば無料で利用できます。Google 関連のサービスGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどをよく利用する場合、Google Driveがおすすめです。また、オフラインの状態でも利用可能です。なお、ファイルの閲覧権限と編集権限を設定できるので、ファイルを共有する際は必要に応じで設定すればいいでしょう。
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
Dropbox
・無料プランあり
・無料で保存できる容量：2GB
7億人以上のユーザーが利用する有名なファイル共有サービスです。ファイルが誤って削除されても、30日間以内であれば復元できます。
また、ファイルを共有する際アクセスできる人は「リンクの所有者」または「パスワードの所有者」のいずれかで制限できます。なお、リンクの有効期限も設定できます。
OneDrive
・無料プランあり
・無料で保存できる容量：5GB
Teams、OfficeなどMircrosoft関連のサービスをよく利用する人はOneDriveがおすすめです。
また、Windowsと統合されているので、ファイルエクスプローラーからOneDrive上のファイルを簡単にアクセスできます。ファイルを共有する際、「Microsoftのアカウントの有無」でアクセスする人を制限できます。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
セキュアSAMBA
・無料プランあり
・無料で保存できる容量：5GB
日本製の中小企業向けファイル共有サービス。
操作が簡単で24時間のサポート体制がありますので安心して利用できます。また、ユーザー数無制限のプランがあるため、1部署だけではなく会社全体での利用も可能です。なお、ファイルへのアクセスはIPアドレスで制限できます。
box
・無料プランあり
・無料で保存できる容量：10GB
法人向けに開発されたサービスであるため、セキュリティレベルが非常に高いのが特徴です。
また、上限はありますが無料版でも電子サイン機能を利用できます。Zoom、Salesforceなど1500以上のサービスとの連携も可能です。ファイルを共有する際、boxユーザーで同じメールアドレスのドメインを持っている人のみアクセスできるように制限できます。
まとめ
以上、ファイル共有サービスについて紹介しました。
すべて無料で利用できるので、気軽に登録して利用できます。業務上ファイルを共有する際の様々なリスクが心配であれば、ぜひファイル共有サービスの利用をご検討ください。