業務効率アップ！Googleスプレッドシート × 関数でできる自動化テクニック集

Googleスプレッドシートは、表計算ソフトの中でもとくに「柔軟な自動化」に優れているツールです。Excelと似た操作性を持ちながら、クラウド上でリアルタイムに共同編集できるのが魅力ですが、それだけではありません。
特に便利なのが、さまざまな関数を使ったデータ処理の自動化です。日々の業務で繰り返し発生する「集計」「振り分け」「条件分岐」などの作業を、関数で組んでしまえば、一度設定するだけで自動で処理され、手作業の時間とミスが大幅に減ります。

この記事では、Googleスプレッドシートで使える自動化関数の代表例と、それらを活用した実務的なテクニックを具体例とともにご紹介します。

IF関数で「条件分岐」を自動化

IF関数は、「もし○○なら、××を表示する」という条件分岐の処理を行う関数です。

例：

＝IF（論理式 , TRUE , FALSE）

=IF(B2>=80, "合格", "不合格")

このように、点数が80点以上なら「合格」、それ未満なら「不合格」と表示させることができます。
営業成績の評価やアンケート結果の判定など、さまざまな場面で使えます。

VLOOKUP関数で「データの自動照合」

別のシートや表から、条件に合ったデータを自動で引っ張ってきたい時に便利なのがVLOOKUP関数です。

例：

=VLOOKUP（検索キー, 範囲, 指数, 並べ替え済み）

=VLOOKUP(A2, 顧客一覧!$A$3:$E$9, 3, FALSE)

この関数は、「A2セルの値を、’顧客一覧’シートのA列から探し、見つかった行の3列目の値を返す」という意味になります。
商品名から価格を自動取得したり、社員IDから部署名を引き出したりと、管理業務にも重宝します。

ARRAYFORMULA関数で「一括処理」

ARRAYFORMULA関数は、1つの関数で複数行のデータに一括で処理を適用できる便利な関数です。

例：

=ARRAYFORMULA(配列数式)

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A<>"", A2:A * 1.1, ""))

上記のように、A列にある数値に対して一律で10%増しの計算をすべて自動で行うことが可能です。
新しいデータが追加されても、自動的に反映されるので、メンテナンスの手間も減ります。

TODAY・NOW関数で「日時を自動入力」

フォームからデータを受け取ったタイミングや、処理した日付を記録したい場合は、以下のような関数も便利です。

=TODAY()：今日の日付（更新され続ける）
=NOW()：現在の日時（更新され続ける）

※注意点として、これらはスプレッドシートが開かれたタイミングで更新されます。

フォームのデータ処理も効率化するなら「フォームメーラー」がおすすめ！

Googleスプレッドシートと相性の良いツールとして、「フォームメーラー」もぜひチェックしてみてください。フォームメーラーでは、フォームで取得したデータをCSV形式やGoogleスプレッドシートにエクスポートする機能が用意されており、今回ご紹介した関数自動化と組み合わせることで、お問い合わせ・アンケート・申込管理の業務も劇的に効率化できます。

「データ入力→集計→レポート化」の流れがスムーズになるので、事務作業の時短や業務の見える化にも最適です。