見積書依頼を紙やメールではなく、フォームで受け付けることで依頼者との認識違いを防止したり、無駄なやり取りの削減を実現できます。
依頼の内容や依頼者情報を分かりやすく管理・活用もできるので、面倒な見積業務も効率化できます。
今回はフォームメーラーを利用した、マネして欲しい見積依頼フォームの作り方を紹介します。
見積依頼フォーム作成の準備
■見積書を作成するのに必要な項目を考える
まずは、見積依頼フォームに設置する質問項目を考えていきましょう。お互いの認識の相違が生じにくいようにすることで、無駄なやり取りも減らすことができます。
そのためには、フォームの入力項目は記述式ではなく、選択式がオススメです。
例えば、いくつか並んだ商品名から希望の商品を選んでもらう形式であれば、見積依頼者の手間も減らせますし誤入力も防げます。
■商品が多い場合は複数のフォーム作成も考える
フォームメーラーは簡単にたくさんのフォームを作成できます。
商品やサービスが多い場合、ひとつのフォームですべてを対応しようとすると入力が複雑になり、依頼者の離脱を増やしてしまうことも。その場合は、商品のカテゴリー別など複数のフォームをサイトに設置することを検討してみてください。
■見積依頼フォームの質問項目例
- 商品名やサービス名
- 数量
- 納期
- お名前
- 企業・団体名
- メールアドレス
- お電話番号
- 住所
見積依頼フォームの作成
では、フォームメーラーで見積依頼フォームを作成していきましょう。
まずは、「新規フォーム作成」ボタンをクリックし、「一般フォームを作成」を選択します。フォームが作成できたら、「フォーム編集」をクリックします。
絶対回答してほしい項目には必須設定
商品名、サービス名、お名前やメールアドレスなど見積作成に絶対必要な項目は必須設定にしましょう。
設置した項目をクリックすると、項目ごとの設定を編集できます。
絶対回答してほしい項目は「入力必須にする」に設定してください。
入力項目は選択式で設置
見積依頼フォームに設置する入力項目は、できるだけ選択式にすることで、お客様がスムーズに見積依頼できるようにしましょう。依頼途中での離脱を減らすことはもちろん、誤入力も減らすことができます。
■選択式にはこの項目を設置
・ラジオボタン
選択肢の中からひとつだけ回答してもらいたい時に
・チェックボックス
複数選択可能にしたい時はチェックボックス
・セレクトリスト
たくさんの選択肢を用意したい場合に
納期は日付項目が便利
納期などの年月日を入力してもらいたい場合には「日付」項目が便利です。
依頼者はカレンダーから、直感的に年月日を選択できます。依頼者が選択できる日付範囲も「フォームの訪問日〇日後から〇〇日後まで」と設定できます。
数量は半角数字設定で
数量など数字だけを入力してもらいたい場合には「一行テキスト」の「文字種制限」を設定しましょう。
「文字種制限」の「半角数字」を設定することで数字だけしか入力できなくなり、誤入力を防げます。
注釈で回答方法を分かりやすく
項目に注釈を表示すると、難しい質問にも回答しやすくなります。
例えば、チェックボックスを使った項目を設置した場合に「複数選択可」と注釈を入れたり、回答例を表示すると依頼者も質問に答えやすくなります。
また、注釈にはリンクも設定できます。別途商品詳細や料金一覧を表示したい場合に活用ください。
設置した項目をクリック、「注釈」にテキストを入力してください。
相手の連絡先としてメールアドレスの項目を入れる
連絡先としては電話番号もありますが、楽で迅速な対応を実現したいのであればメールアドレスの項目は必須です。後ほど説明する自動返信メールなどを設定するためにもメールアドレスの項目を設定してください。
メールアドレスの項目をクリック。「入力必須にする」に設定。
「自動返信メールの宛先に入力されたアドレスを設定する」を設定。
見積に必要な写真はファイルアップロード
リフォームや引っ越し見積など、現在の状況を確認するために写真が必要な場合などには、ファイルアップロードを設置してください。
また、ファイルアップロードはファイルの種類を問わずに受付可能ですが、ファイルの形式を指定することもできます。
指定したファイル形式のみしか受付ないように制限もかけられます。受け付けたファイルが閲覧できないというトラブルも防げます。
個人情報の取扱い項目を設置する
見積依頼者の名前やメールアドレスを取得する場合、信頼を高めるためにも個人情報の取扱い項目を設置することをオススメします。「名前」「メールアドレス」「住所」「電話番号」などの個人情報は、見積書を送付するために必要です。
しかし、個人情報を入力することに不安を感じる方もいます。個人情報がどのように取り扱われるのか依頼者に伝えることで、納得の上で見積依頼してもらうことはとても大切です。
「規約同意」項目を設置。
個人情報の取扱いについての規約文を入力してください。
また、設定で規約文を最後まで読まないと同意にチェックできないようにもできます。
見積依頼フォームのオススメ設定
自動返信メールで作成・送信の手間を省く（文例付）
自動返信メールは、依頼者に安心感を与え、フォーム管理者の一通目の返信業務を自動化できるというメリットがあります。
「各種設定」をクリックし、「各種メール設定」を選択します。
「投稿者宛て自動返信メール」の「送信する」をチェックしてください。
次に「回答内容の記載」の「記載する」を選択します。
自動返信メールに依頼内容を記載することで、依頼者もどんな情報を入力したのか再確認でき見積依頼対応をスムーズにします。
そして「件名」「本文」を入力します。
■自動返信メールの例文
件名
【株式会社○○○○】見積依頼ありがとうございました
本文
この度は、見積のご依頼をいただき誠にありがとうございました。
担当者よりご連絡差し上げるまで○営業日かかる場合がありますので、しばらくお待ちください。
尚、何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
フォームへの見積依頼を見逃さないようにするメール通知設定
フォームに見積依頼があった時にメールで通知するように設定します。
「各種設定」をクリックし、「各種メール設定」を選択します。
「管理者宛て投稿通知メール」の「送信先メールアドレス」に通知メールを送信したいアドレスを入力します。
件名も分かりやすいものに設定することで、迅速な依頼対応を可能にします。
さらに見積依頼を見逃さない！便利なチャットツールへの通知
フォームに依頼があれば、チャットツールにも通知可能です。フォームメーラーでは、Chatwork、Slack、Teamsへの通知設定をご用意。見積依頼対応で心配な見逃しを防止します。
「各種設定」をクリックし、「通知設定」を選択します。
Chatwork、Slack、Teamsの中から利用するチャットツールを選択してください。
フォームを公開する
各種設定が完了したら、フォームを公開します。
「各種設定」をクリックし、「公開設定」を選択します。
「PC」「スマートフォン」を「公開する」に設定してください。
依頼者の情報管理も楽々
見積依頼の情報はレポート画面で確認できます。
見積内容や依頼者などの必要な情報を一覧で確認できるので管理も楽々です。
また、メモ機能を使えば、依頼の対応状況をメモをして他の担当者に情報を共有することができるので、ぜひ活用ください。
見積依頼フォームを作ろう
見積依頼フォームは商品、サービスによっては、質問項目が複雑になるので面倒だと感じる場合もあると思います。
その時には、フォームを複数作成して窓口を分けることで解決するかもしれません。
フォームの複製も簡単にできるので、短時間に複数のフォームを作成することも可能です。
ぜひ一度、記事を参考にしながら見積依頼フォームを作成してみてください。
フォームメーラーMagazineではフォーム作成に役立つ情報を随時紹介しています。
初心者向けのフォームメーラー機能紹介や少し高度なノウハウ記事など、成約率UPや成果が出るフォームへのヒントが掲載されているかも！？
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▼フォームメーラーMagazine
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