予約フォームを作成すれば、予約を24時間受け付けられるようになり、電話窓口のみの場合と比べて対応業務が楽になります。
例えば施設の見学予約を受け付けたい場合、見学希望日や見学人数、連絡先を事前に収集する必要があります。お問い合わせフォーム以外に予約専用フォームを作成することで、質問事項が分かりやすくなり、必要な情報の記入漏れも防止でき、受付対応をスムーズに。
今回は、予約フォーム作成時におすすめな設定や予約対応を楽にする機能を分かりやすく紹介します。
見学予約フォーム作成前の準備
まず、見学予約フォームの質問項目を考えます。
希望する予約日や時間帯は自由記述での回答ではなく、選択式の入力項目で設置するとフォーム訪問者も手間なく予約を完了できるようになります。
■見学予約フォームの質問項目例
- 希望する予約日
- 希望する予約時間帯
- 予約人数
- お名前
- メールアドレス
- 電話番号
見学予約フォームの作成
▼見学予約フォームのサンプル
https://pro.form-mailer.jp/lp/52ed4eb5295605
では、実際にフォームメーラーで予約フォームを作成していきましょう。
まずは、「新規フォーム作成」ボタンをクリックし、「一般フォームを作成」を選択します。フォームが作成できたら、「フォーム編集」をクリックします。
絶対回答してほしい項目には必須設定
お名前やメールアドレスなど予約に絶対必要な項目は必須設定にしましょう。
設置した項目をクリックすると、項目ごとの設定を編集できます。
絶対回答してほしい項目は「入力必須にする」に設定してください。
希望の予約日は日付項目で設定
希望の予約日を入力してもらいたい場合には、「日付」の項目が便利です。
この項目を利用すれば、フォーム訪問者は希望の予約日をカレンダー形式で分かりやすく選ぶことが可能になります。
選択できる「日付範囲」も詳細に設定できるので、例えば「フォーム訪問日1日後からフォームの訪問日30日後まで」と指定できます。
また、「選択不可にする曜日」も設定できるので、定休日の土日を予約できないようにもできます。
希望の予約時間帯は選択式で設置
希望の予約時間帯を質問する時は選択式で選べるようにすることで、フォーム訪問者も迷うことなく入力できるようになります。
■「希望の予約時間帯」にはこの項目を設置
- ラジオボタン・・・選択肢が少ない時にはラジオボタンがおすすめです
- セレクトリスト・・・たくさんの選択肢を用意したい場合にはセレクトリスト
予約人数を質問する時は、文字種制限が便利
予約人数など数字だけを入力してもらいたい場合には「一行テキスト」の「文字種制限」を設定しましょう。
「文字種制限」の「半角数字」を設定することで数字だけしか入力できなくなり、誤入力を防げます。
また、「ラベル」の「末尾」に「人」を設定しておくと、人数を入力することがより分かりやすくなります。
相手の連絡先としてメールアドレスの項目を入れる
連絡先としては電話番号もありますが、楽で迅速な対応を実現したいのであればメールアドレスの項目は必須です。後ほど説明する自動返信メールなどを設定するためにもメールアドレスの項目を設定してください。
メールアドレスの項目をクリック。「入力必須にする」に設定。
「自動返信メールの宛先に入力されたアドレスを設定する」を設定。
緊急連絡先に電話番号の項目を入れる
もしもの緊急連絡や当日に迅速な連絡を行いたい時には電話番号が必要になります。電話番号をフォーム訪問者から収集したい時には「連絡先」項目を設置してください。
「書式設定」で電話番号の入力項目を「分割する」「分割しない」も設定できます。
見学予約フォームの各種設定
自動返信メールで作成・送信の手間を省く（文例付）
自動返信メールは、フォームで予約したユーザーに安心感を与え、フォーム管理者の一通目の返信業務を自動化できるというメリットがあります。
「各種設定」をクリックし、「各種メール設定」を選択します。
「管理者宛て自動返信メール」の「送信する」をチェックしてください。
次に「回答内容の記載」の「記載する」を選択します。
自動返信メールに予約内容を記載することで、予約者もどんな情報を入力したのか再確認でき予約対応をスムーズにします。
そして「件名」「本文」を入力します。
■自動返信メールの例文
件名
【○○○○】予約を受付けました。
本文
※このメッセージは、〇〇〇〇より自動的に送信されています。
この度はご予約いただきありがとうございます。
以下の内容でご予約を受付いたしました。
◯営業日以内に担当者からご連絡いたします。
今しばらくお待ちくださいますようよろしくお願いいたします。
フォームへの予約を見逃さないようにするメール通知設定
フォームに予約があった時にメールで通知するように設定します。
「各種設定」をクリックし、「各種メール設定」を選択します。
「管理者宛て投稿通知メール」の「送信先メールアドレス」に通知メールを送信したいアドレスを入力します。
件名も分かりやすいものに設定することで、迅速な予約対応を可能にします。
さらに予約を見逃さない！便利なチャットツールへの通知
フォームに予約があれば、チャットツールにも通知可能です。フォームメーラーでは、Chatwork、Slack、Teamsへの通知設定をご用意。予約対応で心配な「見逃し」を防止します。
「各種設定」をクリックし、「通知設定」を選択します。
Chatwork、Slack、Teamsの中から利用するチャットツールを選択してください。
フォームを公開する
環境設定が完了したら、フォームを公開します。
「各種設定」をクリックし、「公開設定」を選択します。
「PC」「スマートフォン」を「公開する」に設定してください。
レポート画面で予約の管理も楽々
予約の情報は回答一覧画面ですぐ確認できます。
必要な情報を一覧で確認できるので予約管理も楽々です。
ステータスで予約の対応状況を管理！メモ機能でチームの共有も楽に
フォームメーラーでは、回答一覧画面で予約の対応状況をひと目で確認できます。
予約対応が未着手なのか、進行中なのか、顧客ごとに対応状況を把握でき、対応漏れも防止できます。
詳しい対応状況などもメモ機能を利用すれば、それぞれの予約データに書き残すことができます。
対応履歴や注意点などを共有することで、チームでの予約対応・管理もスムーズにします。
専用の見学予約フォームを作ろう
フォームメーラーには、予約対応を楽にする機能が満載です。施設の見学予約などを受け付けたい時には、すでに作成しているお問い合わせフォームで受け付けるのではなく、専用の予約フォームを作成するのがオススメです。
「日付」項目や「ステータス表示」、「メモ機能」は予約フォームで活用できる便利な機能です。
まずは記事を参考にしながら予約フォームを作成しましょう。
フォームメーラーMagazineではフォーム作成に役立つ情報を随時紹介しています。
初心者向けのフォームメーラー機能紹介や少し高度なノウハウ記事など、成約率UPや成果が出るフォームへのヒントが掲載されているかも！？
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▼フォームメーラーMagazine
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