無料で利用できるメールサービスGmail。Googleアカウントがあればすぐに利用できるので、プライベートでの利用はもちろん、多機能なのでビジネスで活用する人も多いサービスです。
今回は、Gmailを利用するなら使わないと損なオススメ機能や設定を紹介します。
ちょっとした設定で業務効率をUPできますよ。
Gmailとは？
世界中で利用されている無料のメールサービスで、OutlookのようなPCにインストールして利用するのではなく、ネットに接続していれば端末を選ばずにメールの送受信を行えます。
強力な迷惑メールフィルタや15GBの保存容量を利用できるので、とても便利なメールサービスです。
また従来のメールボックスのような時系列ではなく、同じ件名や内容のメールをまとめて表示するスレッド形式で表示されるのも大きな特徴です。
使いやすくするGmailの機能設定
要返信メールを忘れないためのスヌーズ機能
設定した日時までメールを非表示にして、設定した時間に再び表示される機能です。
①時計のマークをクリック
②日時を設定します
③メールはスヌーズ中に移動し、設定した日時にメールが表示されます
メール予約送信機能
作成したメールをすぐ送信するのではなく、送信日時を予約することができます。
①新規メッセージ作成時に送信ボタンの「▼」をクリック
②送信日時を設定
③予約設定したメールは「予定」で確認できます
不在時の自動返信を設定
長期の休みなどですぐにメールを返信できないことを相手に伝えるために、不在通知を設定しておくと便利です。
①歯車アイコンをクリックし「すべての設定を表示」をクリック
②「全般」タグの「不在通知」「不在通知設定ON」を設定
③件名やメッセージを入力してください。自動で不在通知メールを送信します。
メール送信後の取り消しを最大30秒に変更可能
Gmailでは送信ボタンクリック後に5秒以内であれば取り消しできる機能が搭載されています。ただ、5秒だと短すぎると感じた場合は最大30秒まで増やすことができます。
①歯車アイコンをクリックし「すべての設定を表示」をクリック
②「全般」タグの「送信取り消し」「取り消せる時間」を設定
「署名」の設定
新規送信メール作成時などに自動で署名が追加される設定があります。
設定すればメール作成のたびに署名を書く必要がなくなります。
①歯車アイコンをクリックし「すべての設定を表示」をクリック
②「全般」タグの「署名」「＋新規作成」をクリックします
③テキストボックスに署名を入力したら「デフォルトの署名」を設定してください
受信トレイの見た目をMicrosoft Outlookっぽくする
左に件名、右にメール本文を表示するレイアウトに変更できます。
①歯車アイコンをクリックし「閲覧ウィンドウ」「受信トレイの右」を設定
スレッドを無効にして時系列でメールを表示したい
Gmailの受信メールはスレッド形式で表示されますが、今まで使っていたメールソフトのように時系列でメール並びを変えたい時は設定を変更しましょう。
①歯車アイコンをクリックし「すべての設定を表示」をクリック
②「全般」タグの「スレッド表示」「スレッド表示OFF」を設定
メールでの窓口にフォームを利用すると効率UP
社外・社内のメールでの問い合わせ窓口にはフォームを利用するのがオススメです。
フォームを使えば、必要な情報をスムーズに取得できるので無駄なメールでのやり取りも減らせます。
例えば、問い合わせ回答に必要な情報入力を必須設定すれば、問い合わせ時の記入漏れを防げますし、問い合わせの回答を選択式にすれば、問い合わせの文章を解読する手間を省けます。
最近では無料でフォームを作成できるサービスもあり、高機能なフォーム作成サービスでは自動返信メール設定や画像などのファイルを添付できる機能が搭載されています。
高機能フォーム作成サービス「フォームメーラー」では自動返信メールはもちろん、必須項目に入力漏れがないか、入力内容が正しいかをリアルタイムでチェックする機能も搭載。
フォームを訪れた人が迷うこと無く、快適に「送信ボタン」を押すまでをサポートする機能が満載です。
問い合わせのメール窓口には無料から導入できる「フォームメーラー」がオススメです。
▼フォームメーラーのサービス紹介サイト
https://www.form-mailer.jp/