問合せ管理ツール「Re:lation」をフォームメーラーと連携することで、問い合わせ対応がかなり効率化できるということを以前こちらの記事で紹介しました。
前回紹介したのは、連携方法を中心に基本的な機能になりますが、Re:lationではもちろん、まだまだ便利な機能がたくさん提供されています。
今回はその中でもフォームメーラーと連携することでさらに便利になる機能を、追加でいくつかピックアップして紹介していこうと思います。
さっそく、今回紹介する機能はコチラです。
自動ルールによるラベルづけ
Re:lationの機能で、特に便利な機能の1つが自動ルールです。
今回はラベルづけを紹介しますが、それ以外にもステータスを設定したり様々な処理をルールに従って自動で行ってくれます。
例えば、メールの件名にお問い合わせという文字があれば「お問い合わせのラベル」を、申し込みという文字があれば「申し込み」のラベルを設定するというように、メールがRe:lationに届いた時点で自動で設定することができるのです。
これにより、フォームメーラーで様々な用途のフォームを複数作成していたとしても、自動的に用途ごとのラベルが貼られ、担当者を割り振るといったことが可能になります。
自分の業務に関係のあるラベルを確認することで、自分が対応しないといけないメールだけを簡単に把握することができます。これは便利ですね。
実際の設定手順は以下の通りです。
今回は「ご要望」というラベルを作成しました。
ラベルを用意したところで、次は自動ルールの設定をしてみましょう。
「チケット設定」のメニュー中に「自動ルール」があります。
自動ルールの設定画面です。設定は直感的ですぐ分かると思います。
「自動化」は効率化にとって最も効果的な機能と言えるでしょう。Re:lationを使うのであれば、使わないのはあまりにも損な機能です。
メールのテンプレート作成
よくある問い合わせに対して、何度も同じメールを書くのは非効率的ですね。
Re:lationではメールの定型文が事前に用意されており、また自分で定型文（テンプレート）を作成、登録することができます。
テンプレートの作成はとても簡単なので、「この返事前も書いたな」と感じたらどんどんテンプレートに登録して業務を効率化していきましょう。
編集中のメールに対するロック機能
Re:lationは複数のスタッフで運用することができます。
緊急で対応しないといけないメールが届いた時に、2人で同時にメールの対応をしてしまう、なんていうことが、例えばリモートワークでは、起こりがちかもしれません。
Re:lationでは、誰かが対応を始めたらメールが自動的にロックされ、他のスタッフは編集ができなくなります。
もちろん今誰が対応しているかも分かるので、チームで対応する場合にはすれ違いによる事故を防ぐことができて安心です。
ダッシュボードによるチーム分析
問い合わせ管理をする上で、様々なデータが蓄積されていきます。
そのデータを色々な角度から分析することで、問い合わせ内容の傾向であったりオペレーターごとの得意不得意などが見えてくることもあると思います。
Re:lationでは様々な指標から問い合わせを分析できますので、業務の効率化に役立つデータが簡単に確認できます。
例えばメールを受信してから対応完了するまでにかかった平均時間の推移や、問い合わせ全体に対してラベルごとにどのくらいの割合を占めているか、メールの送信数の推移など、グラフで分かりやすく表示してくれます
まとめ
今回はフォームメーラーと連携する上で役立つ機能の中から紹介しましたが、Re:lationでは他にも問い合わせ管理を効率化する様々な機能が提供されています。
業務で問い合わせ対応をしている、問い合わせ管理を効率化したいと思う方は、試しにRe:lationを使ってみてはいかがでしょうか。業務がグンと楽になるかもしれませんよ。
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問合せ対応に課題を抱えていると思う方は、ぜひ試してみてください。
前回の紹介記事はコチラ