【大学教員向け】講義やゼミでの書類作業を減らす方法をご紹介

大学の講義やゼミではまだ書類作業が多いのではないでしょうか？
書類はかさばるし、集計も手間がかかり色々と大変な事も多いですよね。
「フォーム」を利用することで、学生の出席票やレポートなどの書類を回収して確認する作業を効率化できるかもしれません。

今回はフォーム作成サービス「フォームメーラー」を利用して、講義とゼミでのフォームの活用法を紹介します。ぜひ参考にしてください。

フォームメーラーとは

フォームメーラーは月1,485円から、高機能で便利なフォームを作成できるフォーム作成サービスです。

80校以上の大学で利用され、教員の方からの利用実績も多数あります。
また、他にもユーザーは個人、大企業、教育機関から官公庁まで幅広く利用されています。

作成されたフォームはPC、スマホどちらにも対応しており、URLにアクセスするだけでフォームの回答が可能なので、いつでもどこでも手軽に利用できます。

▼フォームメーラーのサービスサイト
https://www.form-mailer.jp/

講義、ゼミでの活用法

では、実際にフォームメーラーで作成されたフォームを利用して、お悩みを解決できるおすすめ機能をご紹介します。

課題、レポートの提出フォーム

お悩み
講義で課題やレポートを学生に提出してもらうことはあると思いますが、人数が多いと紙での提出では回収作業や確認作業に手間がかかります。
また、メールでの提出でも誰がどれを提出したかを照合する作業や、添付ファイルの形式がバラバラで、ファイルを変換する作業が発生する可能性もあります。

そこで、フォームはそのようなお悩みを解決できます！

添付ファイルの形式を指定できる設定

例えばファイルの形式をPDFに指定しても、Wordでファイルが添付されることはありませんか。
その場合、ファイルをダウンロードしてPDFに変換する一手間がかかりますが、フォームメーラーでは事前に添付ファイルの形式を指定する設定があります。
指定された形式以外のファイルは添付できないので、ファイルの変換作業も必要なくなります。

まとめて提出済みの人を確認できる

メールでの受付も直接手渡しより便利ですが、もし他のメールも受信している場合、確認漏れが発生するリスクがあります。フォームで受付けすれば、確認漏れのリスクがなくなり、一覧画面でまとめて提出済みの学生の名前、学籍番号などを確認できます。

受付開始と締め切りの期間を設定できる

締め切りが重要な課題提出フォームにとって、受付期間設定は不可欠な設定でしょう。
フォームの受付は設定した時間に自動的に終了する以外、開始する時間も設定すれば自動的に受付を開始しますので、事前に設定すると安心です。

▼サンプルフォーム
https://pro.form-mailer.jp/fms/c57f2c6e306181

ゼミ説明会申し込みフォーム

お悩み
学生のためのゼミ説明会を開催する場合、こちらも紙での申し込みですと管理が不便で、確認漏れや紙を紛失する際参加者の個人情報が漏洩するリスクがあります。
また、説明会の開催回数と参加者者数は限りがあり、申込み者数を制限したい場合は上限に達したときに告知しないといけませんが、リアルタイムでの告知できません。

フォームを利用すれば、問題は解決できるでしょう。

申込み者数の上限に達したときに自動で締め切り

受付定員設定を利用すれば、申込みが定員に達したときに自動的にフォームの受付を締め切ります。また、終了したあとにフォームにアクセスした人向けに、画面上で受付が終了したメッセージを表示させることが可能です。

事前に資料をダウンロードさせることが可能

フォーム内やフォーム送信後の完了画面にリンクを貼り付けることが可能なので、事前に参加者に説明会の資料をダウンロードさせることが可能です。

ゼミの紹介ページも作成できる

フォームメーラーにある「ランディングページ作成機能」で簡単にゼミの紹介ページを作成できます。
文章だけではなく画像や動画も挿入できますので、説明会の情報と合わせてゼミの研究やゼミ生の紹介、普段ゼミでの講義の様子などを掲載すれば、ゼミの雰囲気がわかりやすくなるでしょう。

▼サンプルフォーム
https://pro.form-mailer.jp/fms/fe9f83bb306182

合宿費用の決済フォーム

お悩み
合宿を開催する場合、参加費用の回収作業は必ず発生しますでしょう。
手間がかかる作業の一つでなので、現金で回収すると紛失するリスクがあり効率も悪いですが、
銀行振込のでも入金を都度確認して、振込者の名義と参加者のお名前を照合する作業があります。
しかし、フォームを利用すれば上記の作業を効率化できます。