Webサービスやアプリを利用・導入して、日々の業務は楽になったけど、IDやパスワードが増えて管理が大変だと思っている人も多いのではないでしょうか？
Webサービスやアプリで重要な情報を扱っている場合には、ID・パスワードが漏洩した場合の被害が大きくなることも。
リスクを減らすためにも、社内での導入背景の分からないツールを減らすことと、IDやパスワードの適切な管理が大事になってきます。
今回は日々業務で利用するツールのIDやパスワードの安全な管理方法を紹介します。
まずは社内で利用しているツールを把握
まずは、社内でどのようなツールが利用されているのかを正確に把握しましょう。その際には、各ツールの導入背景や目的を理解することが大事です。
■導入背景のわからないツールを無くす
社員が自らの裁量でツールを利用やインストールすることも問題です。個々の好みやニーズに基づいてツールを導入することは、組織全体の一貫性やセキュリティを損なう恐れがあります。
社員に対して適切なガイドラインやポリシーを提供し、業務で利用するツールを把握するようにしましょう。
■使用している社員が退職し、IDやパスワードが分からないために利用・解約できないトラブルも
把握していないツールがあると、例えば退職した社員が作成したIDやパスワードが分からず、ツールの管理ができないという事態があります。このような場合、ツールの利用や解約が困難になります。そのため、退職手続きの際には、ツールの管理情報を適切に引き継ぐ仕組みを整えることも重要です。定期的な社内で利用しているツールの整理やアカウント管理体制の見直しを行うことで、セキュリティや退職者に関連する問題を未然に防ぐことができます。
パスワード作成・管理時のNG
パスワードの作成や管理に関するNG行為は、セキュリティ上のリスクを高める要因となります。安全性を確保するためには、これらのNG行為を避ける必要があります。
単純な文字列でのパスワード作成
まず、単純な文字列でのパスワード作成は避けるべきです。簡単な単語や数字の組み合わせでは、推測されやすく、簡単に解読される可能性があります。強固なパスワードは、大文字小文字の組み合わせや数字、特殊文字を含む複雑なパターンが必要です。パスワード管理ツールを使用して、ランダムで生成されたパスワードを利用することをおすすめします。
同じパスワードを使い回す
同じパスワードを複数のサービスやアカウントで使い回すことは危険です。一つのアカウントが侵害された場合、他のアカウントも同様に危険にさらされる可能性があります。それぞれのアカウントに一意なパスワードを設定し、セキュリティを強化しましょう。
ディスプレイなどにパスワードのメモを貼る
ディスプレイなどにパスワードのメモを貼るのは大きなリスクです。誰でも見ることができる場所にパスワードを書き残すことで、第三者による不正アクセスの可能性が高まります。代わりに、安全な方法でパスワードを記憶、管理することが重要です。
パスワード管理方法
パスワード管理は、オンラインセキュリティにおいて非常に重要な要素です。様々な方法が存在しますが、それぞれにはメリットとデメリットがあります。まずは、一般的なパスワード管理方法を見てみましょう。
紙に書いて管理する
紙に書いて管理する方法は、古典的でシンプルな手法です。しかし、紙は紛失や盗難のリスクがあります。
また、他人が容易にパスワードを見つけてしまう可能性も考慮する必要があります。しかし、PCなどからインターネット経由での流出は防ぐことができるのが大きなメリットです。
Excelやテストファイルで管理
Excelやテキストファイルなどのデジタルフォーマットでパスワードを管理する方法も一般的です。これは便利で、情報の整理や検索が簡単です。しかし、PCを盗まれたり、ハッキングされたりすると、大規模なセキュリティリスクとなります。PCのパスワード設定やセキュリティソフトの導入などを行い、セキュリティを高めながら運用しましょう。
パスワード管理ツールやアプリ
パスワード管理ツールやアプリを利用する方法は、安全で便利な選択肢です。これらのツールは、強力な暗号化技術を使用してパスワードを保護し、マスターパスワードやバイオメトリクスなどの認証機能を提供しています。さまざまなデバイス間でパスワードを同期する機能もあります。
ブラウザのパスワード管理機能には注意
ブラウザのパスワード管理機能を利用する方法もありますが、注意が必要です。
これらの機能は便利ですが、ハッキングや不正アクセスのリスクがありますし、端末が盗まれたり紛失したりすると、パスワードが漏洩する可能性があります。
パスワード管理ツールの紹介
パスワード管理はオンラインセキュリティの基本ですが、複数のアカウントを持っていると管理が煩雑になります。そこで、パスワード管理ツールが重宝されています。ここでは、2つの優れたパスワード管理ツールを紹介します。
Keeper Security
Keeper Securityは、パスワード管理を中心に、パスワードの自動生成やセキュアな共有などの機能を備え、多くのユーザーに利用されています。社内で利用されているパスワード利用状況の可視化と管理など、このツールは使いやすさと高いセキュリティ性を両立させており、個人ユーザーから企業まで幅広いニーズに対応しています。
Keeper Security
https://www.keepersecurity.com/ja_JP/
1Password
1Passwordは、パスワードの作成から管理までを一元化するツールです。パスワードジェネレーターを利用して強力なパスワードを生成し、それらを一元的に管理することができます。作成したパスワードは安全なパスワード保管庫に格納され、唯一必要なのはマスターパスワードだけです。
1Password
https://1password.com/jp
IDやパスワードをちゃんと管理しよう
パスワード管理はパスワードを自分で覚えるのが一番安全ですが、それには限界があります。
IDやパスワードの管理方法を検討する際には、まず社内で利用されているツールを把握することが重要です。社内で使用されているツールを把握することで、パスワード管理に関連する問題を特定し、適切な対策を講じることができます。
そして、今回紹介した方法を活用して、ツールやID・パスワードの管理方法を見直してみてください。
定期的な社内で利用されているツールの把握、パスワード管理ツールやアプリの利用、セキュリティポリシーの見直しなど、さまざまな方法があります。自身の状況やニーズに合った適切な方法を選択し、セキュリティを強化しましょう。
