フォームメーラーを使用すると、集めた回答データを集計することができます。項目ごとの回答数や、選択肢ごとの回答数、割合を見ることができるほか、期間の絞り込みや、回答の絞り込みで集計したい対象を詳細に絞り込んで確認することも可能です。
簡単な集計や分析であれば、管理画面で簡単にできてしまうんです。
ただ、そこまで高機能な分析機能が備わっていないことも事実・・・
管理画面ではできないような集計や分析をしたいときは、データをダウンロードして自分で集計するしかありませんね。
フォームメーラーでは回答データをCSVファイルにしてダウンロードすることができます。ダウンロードしたCSVファイルをエクセルで集計することで、さまざまな角度から情報を分析することができます。
今回はそんな時に役立つエクセルの機能を紹介します。代表的な機能ばかりではありますが、使ったことがないという人はぜひお試しください。効率がグッと上がりますよ！
オートフィルター機能で並び替えと絞り込み
誰しも見たことがある基本的な機能ですね。
複数データを集計するときには、オートフィルター機能があるだけでだいたいのことは解決するといってもいいでしょう。
オートフィルターでよく使う機能は「並び替え」と「絞り込み」です。
他にも色々な機能がありますが、まずこの2つだけでも非常に便利です。
たとえばこんなケース。
各年代、性別がバラバラのユーザーのデータがある時に「10代、20代」の「女性」のみを年代別に並べたい場合。
①テーブルのヘッダーを選択して
②データタブを選択
③「フィルター」をクリック
でテーブルにフィルターをかけることができます。
フィルターをかければ、「並び替え（ソート）」や「絞り込み」を行うことが可能。
VLOOKUPでデータのグループ分け
特定の条件のグループがある場合に、データの中で条件に合致してグループ分けすることができます。
オートフィルターと組み合わせることでデータの集計が各段に便利になります。
特に「*」を使ったワイルドカードが強力で、ほぼなんでもできるようになります。
例えば、データに「住所」がある時にデータを「地方」で分けたい場合。
各都道府県と地方の対応グループ表があれば、データが対応しているグループ表の値を参照することができます。
vlookupは以下の関数を使います。慣れるまではややこしいのですが、慣れると便利なので頑張って使いこなしましょう。
=VLOOKUP（検索値, 範囲, 列番号, 検索の型）
この場合の
・検索値は「神奈川県などの都道府県のデータ」
・範囲は検索値が合致するデータのテーブル、つまり右の地方の対応表
・列番号は、検索値が見つかった時に持ってくる値が左から何番目か
・検索の型は「false」と入れておけばまずは問題ありません。
vlookupは使い慣れないと取っつきづらい機能なので、最初は困惑するかもしれませんが、エクセルでは必須機能と言えるほど便利なので使ったことがない、という人はぜひチャレンジしてみてください。
COUNTIF関数で特定の文字列を含むデータを抽出
vlookupと似ていますが、データの中である条件に合致したもののみ抽出するのに便利です。
IF関数も併せて使いこなせば、自分が集計したいデータのみ適格に抽出することができ、その結果をまた集計に役立てることができます。
例えば、申し込み団体のリストに「株式会社」がいくつ含まれているか？といった場合に使うことで「株式会社」が含まれている件数を数えてくれます。
「*」をワイルドカードとして使うことで部分一致の検索をしましょう。
関数は以下の通り書きます。
=COUNTIF(“範囲”,”検索値”)
「法人」が含まれる場合、なども集計可能！
エクセルは非常に多機能な表計算ソフトなので、データさえあれば様々なことができます。今回は比較的使うのが簡単な機能を紹介しましたが、他にもピボットテーブルなどを使いこなせば、さらに詳細な分析ができるようになりますので、ぜひエクセルを活用してみてください。
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